「うん、よくわかった！」デキる部下の上手な“報告”とは？

報告が苦手、という人は意外に多い

日本話し方センターのベーシックコースの受講生と話していると、上司への報告が苦手だという人が意外に多いことに気付きます。

「要は何が言いたいの？」
「えっ、それ、いつの話？」

と上司に返され、皆さん、報告したいことがうまく伝わらないことに、大きなストレスを感じています。

また、報告する際に「今日もダメ出しされる」と思うと緊張してしまい、その緊張が更に上手く伝えることを邪魔してしまう。

この悪循環で、いつまで経ってもきちんと報告できるようならない、という人も少なくありません。

そこで、今回は上司への報告を上手に行うポイントについて解説します。

ポイント1：事前に話すことをまとめる

1つ目は、「事前に話すことをまとめる」ことです。

報告が上手くできない最大の原因は、事前に話すことをまとめていないことにあります。

逆に、事前に話すことを整理しておけば、多少話し方が上手くなくても必要なことは伝えられるでしょう。

この事前の整理のためには、PREP法でまとめることをお勧めします。

PREP法とは、

• 結論（Point）
• 理由（Reason）
• 具体例（Example）
• 結論（Point）

の順番で展開される文章構成のことです。

この方法で話をまとめると、格段に上司に話を理解してもらいやすくなります。

以下に例を示します。

このように説明に必要なことを、PREP法に沿って個条書きで整理してみましょう。

慣れない間は、紙に書いて整理することをお勧めします。頭の中がよりスッキリと整理されます。

慣れてくると、頭の中だけで整理することができてきますので、それまでは、手間を惜しまずに紙に書きましょう。

また、上の例はシンプルなものですが、実際には「結論」を納得してもらうのに「理由」と「具体例」が1つだけではなく、2つ以上述べねばならない場合もあります。

報告をする人が納得できる材料を揃えて、整理しておきましょう。

ポイント2：結論を先に言う

ポイントの2つ目は、「結論を先に言う」ことです。

「結論を先に言う」
多くの人が今までに何度も耳にしたことがあると思います。

しかし、実際のビジネスシーンを観察してみると、ほとんど実行されていないことがわかります。

ことの経緯などを、時系列で話し始めることが驚くほど多いのです。

従って、先に述べたPREP法で事前に整理しても、意識していないと「理由」や「具体例」から先に話し出すことになってしまいます。

そうすると、上司はイライラしてしまい、「だから結論はどうなの？」と言われてしまい、せっかく準備した話もうまく伝わりません。

それでは勿体ないので、是非、結論から先に話すことを意識してください。

そして、結論を話した後は、PREP法の順番通りに、「理由」と「具体例」を話すと良いでしょう。

また、話す際には上司が分かっていることをわざわざ話すことは避けるべきです。上司はその話を聞いている時間を無駄と感じて、やはりイライラしてしまいます。

上司への報告は、ともすれば、すべてを漏れなく話さねば、という意識になって、つい余分なことも話してしまいがちなので、注意が必要です。

ポイント3：相手の反応を見る

そして3つ目は、「相手の反応を見る」ということです。

報告をしている時、話すことに一所懸命になってしまい、上司がどんな表情をしているのか、見ていないことがあります。

どんなに事前に準備しても、上司がこちらの考え通りに理解してもらえるとは限りません。

上司が、上を見て考えるようなフリをしたり、顔をしかめたりしたら、

「ここまで宜しいですか？」

などと言って、話を理解してもらっているか確認しましょう。

そのためには、1つの報告事項について、2分程度で話せるようにしておくとベストです。

2分で1つのことを話し、上司に伝わっているか確認した後に、次のことを2分で話す。

こうすれば、上司はあなたの報告をスムーズに聞くことができるでしょう。

話すトレーニングを積んでみませんか？

今回は上司への上手な報告の仕方についてお話しました。

話す場面は、上司への報告以外にも、朝礼でのスピーチ、会議での発言など様々ですが、聞き手に理解してもらえる話し方の基本はすべて同じです。

日本話し方センターのベーシックコースでは、教室の前に立って２分間のスピーチを行うというトレーニングを通じて、話し方の基本を身につけていただいており、その効果は多くの受講生が実感しています。

ぜひあなたもこちらからご受講ください！