東京事務所はフリーアドレス導入でコミュニケーションが活発に

「東京事務所はフリーアドレス導入により、グループの垣根を越えてメンバー間のコミュニケーションがより一層活発になりました」

(資格の学校TAC発行『TACNEWS』2016年11月号より転載)

新しい東京事務所ではフリーアドレスを導入

東京事務所

稲木武雄
福井県出身。金沢大学卒業。2000年入社。名古屋事務所勤務を経て、2002年、東京事務所に異動。
●主な担当業務:ベンチャー企業から上場会社まで幅広い会社の税務顧問業務を担当。組織再編成実行支援といった特殊税務や相続対策といった資産税についても幅広く対応。

東京事務所では7月の移転に際し、いくつかの新たな取り組みを始めました。第一に挙げられるのは「フリーアドレス」の導入です。その狙いは、場所の制約から解放され、コンサルタントとして新しい発想が生まれるクリエイティブな職場環境の実現にあります。導入にあたっては「前日と同じ席に座らない」という基本ルールを定めて運用しています。

フリーアドレスですから、今までのように部門、グループが固まって座ることはなく、バラバラの席で仕事を行います。導入前には、マネージャーから「誰がどこにいるか分からないと、マネジメントに支障が出るのではないか」という意見もありました。実際には、ワンフロアで見渡せる範囲にいますし、全社員のスケジュールをグループウエアで共有していますので、社内にいるかどうか、外出ならどこに行っているのかすぐにわかりますので、実際に運用を始めても何も不自由はありませんでした。

コミュニケーションがより活発に

オフィスにはカフェスペースも設けてあり、簡単な打合せやミーティングを行う場合、会議室まで移動しなくとも、さっと集って話ができるようになりました。もちろん、ランチタイムには実際にカフェとして使用する社員も大勢います。

社内用の会議室はガラス張りとし、壁を作らないことで眺望を保ち、解放感あるオフィススペースを実現しています。

フリーアドレスの導入による一番の効果は、コミュニケーションがより活発になったことが挙げられます。特にプロジェクトでは一緒に仕事をすることがなかったグループ会社の社員とも、気軽に言葉を交す場面が増えました。逆に集中したい時は、パソコンを持って移動するだけで自ら集中しやすい環境を作り上げることもできます。

東京事務所2

ペーパーレスにも取り組む

移転に際し、フリーアドレスと同時に取り組んだのはペーパーレスです。仕事柄、紙による資料が多かったのですが、その紙を無くすことに取り組んでいます。各机にはモニタが設置されており、今まで紙に出力して確認していた作業を、モニタ上の確認で済ませるように業務フローを変更しました。また、お客様から紙ベースの資料をいただいた場合にはすべてデータ化して保存し、紙のままでファイリングしないようにしています。

60名収容のセミナールームを設置

アタックスグループでは、15年前に東京事務所を開設したときから、社内にセミナールームを設けています。当時から様々なテーマでセミナーを開催しており、今回は60名収容のセミナールームを設置しました。グループ全体ではほぼ毎日何らかのセミナーが開催されています。また、セミナールームは社内研修や会議にも使用されており、テレビ会議システムで名古屋、大阪等の他拠点と結んでの開催も行っています。

 
※本記事は、資格の学校TAC発行『TACNEWS』2016年11月号(下記PDF)より転載しました。

『TACNEWS』2016年11月号記事

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