中堅・中小企業の皆様に組織営業力をアップさせるノウハウや仕組みづくりのご支援をしています。
2010年12月31日
組織営業力アップセミナー
営業力アップセミナー [ すべてのセミナー予定一覧 ] 
[ 有 料 ]
『土曜・話し方教室プレミアム 「信頼関係」を作るコミュニケーション術』 【名古屋 3月20日】
『驚愕！！「与信管理」の強化で売上がアップする4つのステップ』 【名古屋 3月30日】 20名限定
『驚愕！！「与信管理」の強化で売上がアップする4つのステップ』 【東京 4月7日】 20名限定
『驚愕！！「与信管理」の強化で売上がアップする4つのステップ』 【大阪 4月8日】 20名限定
『営業マンの行動量を２倍に増やす！営業マン自己変革セミナー』 【名古屋 4月10日】
『営業マンの行動量を２倍に増やす！営業マン自己変革セミナー』 【東京 4月29日】
[ 無 料 ]
『営業マネージャのためのスケジュール管理テクニック』 【東京 3月24日】 満員御礼！
2010年01月11日
コスト削減管理シートの紹介 ……経費削減ポイントがひと目でわかる！ （エクセル）
コスト削減は、思い立ったらすぐに実現できると信じている人がいます。そういう人は、不要なコストを特定し、コストカットを粛々と実行すれば効果が見出せると思い込んでいる人です。
しかし、残念ながら多くの場合、それは幻想です。
なぜなら以下の点において、正しくコスト削減されない可能性が高いからです。
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
■ 削減しやすいコストだけ削減しても、効果は薄いから
→ 経費バランスシートを見てもわかるとおり、広告宣伝費、教育費、旅費、交際費などをいくら削減しても「収益カイゼンインパクト」は薄い
■ 削減しにくいコストを削減するためには、高い交渉能力が求められるから
→ コスト削減には間接材費（外部調達費など）の削減が最も効果的と言われる。しかしそのためにはサプライヤーとの粘り強い交渉が求められる
■ コスト削減プロジェクトのリーダーを総務・経理のトップが担うと、保身に走る恐れがあるため、抜本的な見直しが図られない可能性が高いから
→ コスト削減は恒常的に必要な施策であり、もしプロジェクト発足後に大幅なコスト削減が実現された場合、リーダーは「これまで何をしていたのか」と責められる可能性がある。そのため過去の自分を肯定したいがため、「日ごろからコスト削減はしっかりやってます」ということを証明するプロジェクトになってしまいがちだ
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
コスト削減というのは、もともと「収益カイゼン」が目的のはずです。なのに、まるで「コスト削減」自体が目的だと勘違いされ、プロジェクトが進められてしまうケースが多々あります。
そうすると、売上確保に必要な経費まで「一律カット」という大号令にしたがって削減されてしまいます。
もし現場の知らない総務・経理部長が社内で大きな権限を握っていて、コスト削減プロジェクトを仕切るようなケースは、特に慎重に監視すべきです。身近なコストを減らさず、縁遠い生産現場、営業現場において必要なリソースに手を付けられてしまうかもしれないからです。
【営業経費バランスシート 削減対象のコストをすべて見える化し、時間軸でモニタリングする】
そこでコスト削減プロジェクトのリーダーは、以下のことを留意しましょう。
（コスト削減するためには組織横断型のプロジェクトをしっかり作りましょう。中途半端な体制で中途半端にコスト削減を実行することは絶対にお勧めできません）
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
◆ 収益をカイゼンさせるためには、売上アップ＆コスト削減が必要
◆ 売上アップに必要なコストを削減してはならない
◆ 売上アップに必要なコストを日ごろから効果測定していないと、すぐに削減対象となる （ → 交際費、広告宣伝費、出張費、交通費など）
◆ 売上アップのための営業・プロモーションに関わる費用を削減すると、現場のモチベーションダウンにつながり、ますます売上ダウンにつながる可能性がある
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
【営業経費バランスシート コストを見比べると、交際費、教育費、交通費などがいかに小さいかがわかる】
そこで、収益をカイゼンさせるうえでの「コスト削減」ポイントを以下にまとめました。ご参考にしてください。
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
● 日ごろから売上アップに必要なコストの効果測定を実施する
（コスト削減が必要になってからでは遅い）
● コストをすべて見える化し、正しくモニタリングする
（削減努力と削減効果との因果関係を見ながらＰＤＣＡサイクルをまわす）
● コスト削減プロジェクトのリーダーを営業部長などは、タフな交渉能力のある人物に任せる
● 人件費を削減するときは「間接部門 → 直接部門」の順番で実施する
（コスト削減を遂行する部隊は間接部門の方がなる場合が多く、保身に走るケースが多い。つまり同じ間接部門の人を減らすという施策が出にくい、ということである。本社機能を持つ間接部門の肥大化は絶対に避けるべきであり、まずはここから先にメスを入れるのがコスト削減の王道である。また直接部門である「営業部門」「生産・物流部門」を比べると、「生産・物流部門」の人員は「営業部門」の人員と比較して”交渉能力”が低いケースが多く、一般的に不利と思われる。このため「生産・物流部門」の人件費を削る場合は、ぜひとも慎重にお願いしたい）
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
結局のところ「営業力強化」と同じように、思いついたときに突然「売上が落ちてきたからコスト削減しろ！」といってもうまくいかないものなのです。
何事も、日ごろからＰＤＣＡサイクルをまわす習慣を身に着けましょう。手っ取り早く成果を出したいと考えるとロクなことはないですから。
【関連セミナー一覧】 コスト削減テクニックと、営業経費バランスシートも紹介します！
『営業日報より７倍効果がアップする！ 営業管理ツール大特集！』 【東京 1/26】
『営業日報より７倍効果がアップする！ 営業管理ツール大特集！』 【名古屋 1/30】 土曜日開催！
2010年01月02日
【検索機能付き 営業会議議事録】 ……会議で記録したものをすべて残し、言いっ放しにさせない多機能議事録！ （エクセル）
本日は、検索機能付きの営業会議議事録をご紹介します。（２００８年３月記事の改訂）
以前私は、「★６．営業会議で議事録は残さない！」という記事で、どうせ書いても議事録を読む人はほとんどいないだろうから書く必要がない。会議参加者にコミットメントリストを持参してもらい、決まったことを自分の手で書き込んだほうがよいと提言しました。
しかしそれでも議事録は残したい、何らかの形式で会議の記録を蓄積したいという要望もあるでしょう。（コミットメントリストは強力なツールですから、私は強くコミットメントリストの活用をお勧めいたします）
そういった要望に応えるために考え出したのが今回紹介する「検索機能付きの議事録」です。
作り方はとても簡単です。会議で話し合ったテーマごとに一行追記していくだけです。会議ごとに議事録を作成するのではなく、同じテーマの営業会議であれば、同じ議事録にひたすら追記していきます。
蓄積されたデータをあとで検索したり、一定の条件にしたがって抽出させるためにエクセルで作成します。文章だけを記録する、ワードなどの文章ソフトで議事録を作ると、過去の履歴をたどることが難しくなります。
【前回会議で記録した項目と、まだ完遂していない項目のみに絞り込んだ議事録】
分類項目として：
１．会議日
２．参加者
３．重要フラグ
４．テーマ （方針内容、商品内容など、さまざま）
５．内容
６．期日
７．進捗状況 （未着手、途中、完了）
８．詳細
を揃えました。
営業会議中に議論した内容を、参加者ごとに振り分け、期日を書き、会議ごとに進捗をチェックする、というただそれだけのことです。
議事録に特別な機能はありません。気をつけなければならないの運営ルールです。
【コミットしながらも完遂していないものは、議事録から削除されることはない】
【運営ルール】
■ リスト機能を使い、完了したものは表示させずに印刷する
（逆に、完了しないものはずっと残す）
■ 会議実施日、氏名、テーマ……ごとに絞り込み、動的に進捗を管理する
【期待される効果】
● 会議のやりっぱなしを防ぐ
● いつまでに誰が何をすべきか、過去どうだったのかが蓄積されていく
● 議事録が有効に活用されはじめるため、参加者の意識が変わる。
（営業会議さえ乗り切れば、あとは何とかなる……とは思わせない）
会議の参加者がコミットしたことを、会議形式でモニタリングすることはとても重要なことです。全員が集まってモニタリングをするからこそ、組織で決めたことを忠実に守って遂行されているかどうかを「見える化」することができます。
そのためには「仕組み」が必要です。
ヘルマン・エビングハウスの忘却曲線でも言われるように、人間の記憶はとても曖昧です。２０分が経過すると４３％のことは忘れてしまうほど、人間の記憶力に頼ったモニタリングはリスクが大きいといえます。
前回の会議、次回の会議で何が話し合われ、何をやり残しているのかを絶えず「見える化」する。そして上司と部下とがコミュニケーションをとることにより、一度決めたことを曖昧にすることはできません。
会議という「点」をそれぞれ結び、「線」にするためのツールが求められます。私はコミットメントリストをお勧めしますが、このような会議議事録でも正しく運営することにより、会議の機能を最大限に膨らませることができます。
2010年01月01日
【ルートセールス向け 営業スキル診断シート】 ……組織営業力を診断する管理シート （エクセル）
本日は、営業スキル診断シート（ルートセールス型）をご紹介します。（２００７年１２月記事の改訂）
※ この２年間で、多くの方がダウンロードして実際に使用しています。測定効果は高いと好評です。
【参考記事】 → 【営業スキルマップシート】…… トヨタ方式の星取表のように、スキルを視える化するツール
【営業予算を自分の力で達成させる意識を常に持ち合わせているかどうか、のスキルを診断するシート】
このシートで診断できるのは、「目標予算を達成させるための思考が常にあるか」という点のみです。
「待ちの営業」になりがちなルートセール。それスでも、結果を残す営業マンは共通の観点で物事を考えています。業種・業態には関係ありません。点数が低い営業マンに対しては、正しいコミュニケーション手法を使ってアドバイスしてみてください。
※ これは評価のためのツールではありません。あくまでも部下のスキルアップを促すためのコミュニケーションツールです。
【７つの質問】
１．毎月の目標予算を把握しているか
・把握していない （マイナス２点）
・把握している （０点）
・記述している （１点）
・社内で共有している （２点）
２．目標に対する見込み額を把握しているか（今後３ヶ月程度の）
※見込み額とは、昨年実績、昨今の顧客動向を踏まえて見積もる額である
・把握していない （０点）
・把握している （２点）
・記述している （４点）
・社内で共有している （６点）
３．目標に対する不足分を把握しているか
・把握していない （０点）
・把握している （２点）
・記述している （４点）
・社内で共有している （６点）
４．顧客の売上構成を把握しているか
・把握していない （マイナス１点）
・把握している （０点）
・記述している （１点）
・社内で共有している （２点）
５．上位顧客の売上推移を把握しているか （直近６ヶ月程度）
・把握していない （０点）
・把握している （１点）
・記述している （２点）
・社内で共有している （３点）
６．重点フォロー先に対する行動計画を把握しているか
※重点フォロー先とは、上位顧客のことではなく文字通り、フォローすべき先であり休眠顧客や新規開拓先が入ることもある
・把握していない （０点）
・把握している （１点）
・記述している （３点）
・社内で共有している （５点）
７．一週間先までのスケジュールを把握しているか
・把握していない （マイナス２点）
・把握している （０点）
・記述している （１点）
・社内で共有している （３点）
※２から４までの回答は「かつ」でつないで判断すること。
＜例＞
上位顧客の売上推移を、「把握している」かつ「記述している」かつ「社内で共有している」……これではじめて「３点」である。
→ ＰＤＦファイルをダウンロード
2009年12月31日
【小売業向け ルートセールス営業管理シート】 ……販売店訪問の可視化！ 管理ツールのテンプレート・フォーマット・雛形 （エクセル）
本日は、主に「小売店を巡回訪問してルートセールスする営業マン」向けの管理ツールを紹介いたします。（２００９年８月記事の改訂）
小売店を巡回訪問してルートセールスする営業マンの特徴は、一回の訪問で実施しなければならない作業が多岐にわたることです。
たとえば、以下のような作業があげられます。
● 売場開発（ポップ、陳列指導など）
● 納品
● キャンペーン商品などの紹介
● 店舗スタッフの教育／啓蒙……など
また、訪問先が多いことも大きな特徴といえるでしょう。
ひとりの営業マンが１日に訪問する量があまりに多いと、営業マネージャは営業マンのひとつひとつの動向まで管理することはできません。
（私見だが、訪問件数の目安は１０件。１日１０件以上訪問する場合は、全体観をとらえる管理ツールが求められるといえるでしょう。ちなみに新規開拓を含めると１０件では少なすぎます）
今回紹介する管理ツールは、訪問の種類（属性）を数字で表現し、数字を入力するとセルの色が変化するようにしました。
パッと見た瞬間に、取引先への効果的なアプローチができているか否かをヴィジュアル的に「見える化」したのです。
【小売店向け営業管理ツールの事例】
当然のことながら、エクセルで作っているので取引先の属性ごとにソート（並べ替え）することができます。
売上や顧客属性に配慮しながら、営業マンはきちんと訪問できているか、教育や啓蒙活動ができているかが「見える化」されるので、マネージャは部下に何をフィードバックすればよいかがひと目で把握できます。
【上の管理ツールを横に広げて、営業の訪問件数を見える化した例】
【毎月のテーマに従って営業が訪問しているかどうかをヴィジュアル的に表現した】
重要なことは、どのような属性で取引先を並べ替えるか、です。
営業マンはひとりでも、その売上は多くの店舗で形成しているでしょうから、大局的に管理するためには、顧客属性はシンプルで少ないほうがよいです。
管理項目を少なくし、シンプルに運営してみてください。（ただしシンプルにした以上、厳しい管理が望まれます）
2009年12月31日
「営業ナレッジマニュアル」……エクセルでできる、営業ナレッジマネジメント
本日は、エクセルでできる営業ナレッジマニュアルの作り方をご紹介いたします。（２００９年１月記事の改訂）
若手社員をスピーディに成長させる知識共有化システムとして、「ナレッジマネジメント」という考え方があります。
古くからある考え方で、ベテラン社員など個人が持つ知識やノウハウなどの暗黙知を、形式知に変換して格納し、知識の共有化を図ることを言います。
団塊世代のベテラン営業が次々に退職していく今後、彼らのノウハウをナレッジ化するのは喫緊の課題です。多くの中小企業にとっては事業承継にも関わる重大な懸案事項といえるでしょう。
ところがナレッジマネジメントというと、すぐに「情報システム」を思い浮かべる方が多いのも事実です。
確かにＳＦＡやＣＲＭを活用し、営業の活動情報を日々蓄積していくことによって、ナレッジ化していく方向性は正しいといえます。
しかしながらナレッジマネジメントシステムを導入するためには、かなりの費用と労力を要します。このコストを意識すると、二の足を踏む企業も多いに違いありません。必要なことだとわかっていても、すぐに効果が見込める投資ではないため、先送りしてしまうのです。
特に中小企業は、システム導入が難しいといえます。必要だとわかってはいても、そこまで投資できない現実があります。
そこで今回はエクセルですべて作成してしまうナレッジシステムを紹介します。
【ベテラン社員の暗黙知を形式知に変換して蓄積し、知識の共有化を図る 営業ナレッジマニュアル】
このナレッジマニュアルは、若手営業社員を早期に戦略化するためのマニュアル群です。
エクセルでできたポータル画面には営業プロセスごとに区分され、これらの項目をクリックしていくと、ハイパーリンクが張られたマニュアル資料にジャンプする、というこれだけの仕掛けです。
グローバルメニューには、「営業の基本姿勢」や「礼儀作法」を。プロセスごとに分解したエリアには、心構え、質問／確認事項、スキル、メール、資料類などが掲載されます。
ただ、これらすべてを本ＨＰ上で紹介するのは困難であるため、有料セミナーに参加された方のみに解説し、雛形の電子データをプレゼントいたします。是非セミナーに来てください！
お待ちしております。
2009年12月29日
【新規事業向け 売上収支推移表 前後6年表 】 ……売上構成内容と経費とのバランスを見て今後の計画を検証する （エクセル）
本日は、新規事業を立ち上げた企業（組織）向けの、売上収支推移表を紹介いたします。（２００８年１０月記事の改訂）
新規事業向けの管理シートは、【新規事業開拓用 営業管理シート】などでこれまでもたびたび紹介してきました。
以前にも書きましたが、新規事業を手掛ける部署は以下の理由により、他の営業部よりも厳格に管理しなければならないといえます。
● 慣れない商品、慣れない顧客への対応を余儀なくされる
● 想像以上に早期に成果は出ない
● 低いノルマでもなかなか達成しないため、直接部門の営業部から厳しい目で見られる
新規事業のスタッフもそうですが、他の営業部のモチベーションを下げない意味でも、過去どのような活動をしてきたのか、今後どのような活動をしていく予定なのかを、きっちりと「見える化」すべきといえるでしょう。
【 新規事業向け 売上収支推移表 前後６年表の事例 】
上の事例では（ シートはクリックして拡大表示させたほうが見やすい ）、安定的に収入のあるビジネス（安定）とスポット的に収入があるビジネス（スポット）を大別して表示しています。
そして、それぞれの収入が過去どのように全体売上のなかを構成してきたか、今後どのように構成されるのかを前後３年単位で「見える化」しました。
たったそれだけのことですが、この表から以下２点のことが読みとれます。
■ 過去安定的に取引があった顧客からの収入見込みが目減りしている
→ このため、今後３年の間で既存顧客からの取引量の上積みと新規安定取引先の確保が必要である
■ 過去、大型のスポット案件に売上が支えられてきた
→ このため今後も新規スポット案件を取り続ける必要がある
要するに、まだまだ事業として安定維持する見込みがないということです。
にもかかわらず、今後の売上構成内容を見てみますと、新規の「安定」と「スポット」で構成される将来の売上は経費分を吸収できずに赤字で推移していくことになりそうです。
しかも赤字幅は上昇傾向にあります。
このような分析結果が出た場合、商品や市場の魅力度をヒアリングしなくとも、このビジネスモデルに問題があると判断せざるを得ません。
新規事業をはじめた場合、多くの経営者は思い入れがあるため、なかなか撤退することができません。しかし不採算事業を放置しておくと、当然のことながら企業を支える中核の事業をも蝕んでいきます。
新規事業の推進者は、サンクコスト効果の影響もあり、撤退するかどうか、なかなか決断できないものです。
そのため、新規事業を客観的に評価できる、数値指標と上記のようなモニタリングツールが不可欠といえます。
2009年12月29日
【新規事業開拓用 営業管理シート】 ……売上と経費のバランスを表現し、撤退基準を明記する
本日は新規事業、もしくは新規開拓専門部隊用の管理シートを紹介いたします。（２００９年１月記事の改訂）
他の営業部署と異なり、新規専門の部署は定量的な目標予算がないか、他のプロフィットセンターと比較して圧倒的に低いかのどちらかのケースが多いといえます。
新規の事業ですから、はじめから他の営業部署並みの予算を課せられるのは酷だからでしょう。
しかしながら、新規事業専門で配属された営業担当者は以下の苦難を感じながら仕事を進める運命にあります。（私自身、個人的にもクライアント先でも何度も経験してきました）
● 慣れない商品、慣れない顧客への対応を余儀なくされる
● 成果は想像以上に出ない
● 低いノルマでもなかなか達成しないため、他部署の営業から厳しい目で見られる
このためストレスは大変なものといえるでしょう。新しい顧客を開拓するうえでも、タフな人間でなければなかなか勤まりません。
いっぽう、なかなか成果が出ないという事実に営業担当者自身が甘えてしまう、ということも出てきます。
無駄な出張経費を使ったり、コンペのための製作に費用を注ぎ込んだり、情報システムやＷＥＢなどに投資したり……。
新しい分野だからといって、専門スタッフまで増やしてしまうと行き過ぎです。しかし、こういう例も少なくないでしょう。
このため、はやく成果を出すためにも、新規事業専門の営業部隊の活動を数値的に表現し、それをオープンにすることはとても大切なことです。
コア事業の営業担当者のモチベーションダウンを引き起こさないためにも、しっかりと社内に開示すべきといえるでしょう。（できることなら、営業部門のみならず全社員に開示することをお勧めいたします）
さて、たまに……
「新規事業をやる者を数字で縛り付けるべきではない」
という意見を唱える人もいます。
お気持ちはわかります。しかしながら、高いノルマを課すのではなく、最低限のハードルは示すべきです。
そして２年も３年もクリアできないのであれば、潔く撤退すべきです。
この撤退基準は重要です。
【新規開拓用の営業管理シート】
【営業材料ごとの規模感を、セルに埋め込んだグラフで表現する】
【売上と利益のバランスが一目でわかるグラフを搭載した】
さて新規開拓のポイントは、以下の３つです。
● 売上の概念 → 利益よりもまずは売上
● 営業経費の概念 → ついつい経費を多く使ってしまいがち
● 撤退基準
前述したとおり、可能なかぎりこれらのデータを全社員に見える化します。新規専門の営業にプレッシャーを与えるのが目的ではなく、社内で認められ、応援してもらうための仕掛けだと受け止めてください。
新規事業こそ、隠れて仕事をしてはならないのですから。
2009年12月28日
【営業スキルマップシート】…… トヨタ方式の星取表のように、スキルを視える化するツール （エクセル）
本日は、トヨタの「星取表」のように、個人のスキルをシンプルに視える化する「営業スキルマップシート」を紹介いたします。（２００８年１０月記事の改訂）
このシートの目的は以下の３つです。
● 営業個人の補うべきスキルを視える化する
● 各部署の人材配置のバランスをスキルの視点で測定する
● 他者と比較できるようにし、スキルアップに向けた自発的な取組みを促す
【 営業スキルマップシートの事例 】
次に、このシートの活用ポイントを以下に列挙します。
◆ 「●」や「○」などのマークは３種類程度にとどめる
◆ 項目もシート１枚でザッと見られる程度の数にとどめる
◆ 全部署長の机や壁に、大きく張り出す
◆ 項目やマークは定期的にメンテナンスする
他の管理シートの記事でも書いていることですが、もっとも重要なことは「運用ルールをシンプル」にし、「定期的にモニタリングする」こと、これに尽きるでしょう。
特に運用ルールを「シンプル」にすることは、とても重要なことだと言えます。
せっかくやるのだからといって、いろいろなものを管理しようとするマネージャがいます。しかし管理項目が増えると焦点がぼやけ、結果的に営業マンの「言い訳の材料」を増やすだけになることが多いのです。ここはマネージャのクールな視点が必要といえるでしょう。
ところで、今回の記事で紹介したスキルマップシート事例から読み取れることがいくつかあります。
パッと見ただけでも以下３点のことが理解できるでしょう。
○ 中部支社にスキルの高い人材が足りない
○ 関西支社にスキルの高い人材が揃っている。特に、製品知識や手続きのスキルのみならず、「税務・会計の知識」「与信管理の知識」も役職に関係なく身につけられており、マネージャの意識の高さが伺える
○ 九州支社は部長のスキルで支えられている可能性が高い
○ サービス部は直接営業をする部隊ではないが、営業よりも取引先に通っているため、少なからず「会社案内」や「与信管理」の知識は身につけておくべきである
さらに、このスキルマップシートはエクセルでできていますから、簡単に絞込みができます。上記のことをより正確に把握するために、絞り込んで表示してみると……。
【 中部支社のみを絞り込んだ状態 ……他の部署・支店と比べて人材に偏りがあることがわかる 】
【 税務・会計知識のスキルが足りない人材のみを絞り込んだ状態 ……部長クラスでも不足感のある部署が存在することに気付かされる 】
……と、このようなことに気付くことができます。
パッと見てパッと判断ができるのは、シンプルだからこそ、ですね。
このようなスキルマップシートを壁や行先掲示板の横、従業員用のトイレの中などに貼り付け、常に誰もが見られる状態にしておくことで、個々人のやる気を刺激させることができます。
もちろん、やる気を個人に委ねるのではなく、マネージャが部下とコミュニケーションをはかるうえでのツールとして活用するのが本来の使い方です。
「見せしめ」のように貼りっぱなしにしておくのはやめましょう。
※ これぐらいの項目を視える化しても、ほとんどわかっていることばかり、と言われるマネージャもおられるかもしれません。そういう方は、一度騙されたと思ってやってみてください。マネージャにとっては結果的にわかっていることばかりかもしれませんが、管理対象の営業マンたちの受け止め方は異なります。
さて、営業日報や週報ではなく、時系列で営業活動が「見える化」するエクセルシート（１０種類）を、メルマガに登録した方に無料でプレゼントしています。
2009年12月26日
【案件型セールス向け 営業管理シート】 ……選択と集中すべき案件がビジュアル的にひと目でわかる！ （エクセル）
本日は、案件型セールス向けの営業管理シートを紹介します。（２００８年４月記事の改訂）
「案件型」の営業スタイルといえば、代表的なものに建設関連、情報システム開発、広告代理店……などがあります。
これら案件型の営業スタイルの場合、以下のような特徴があります。
１．商談期間が（比較的）長い
２．商談あたりの金額が（比較的）高い
３．受注後のフォローに工数がかかる
このため、注意すべきことは「機会損失の抑制」と「受注の平準化」です。マネージャは、この２つの事柄を念頭に置きながら、営業活動を定期的にモニタリングしなければなりません。
そこで、モニタリングするうえで必要な事柄は、以下の４つに集約されるでしょう。
● 営業マンが抱える案件データをすべてオープンにすること
● 月単位ではなく、６ヶ月もしくは１年単位で管理すること
● 機会損失の兆しをいちはやくキャッチできるような、活動の漏れを徹底チェックすること
● 受注確度よりも受注金額の大小にフォーカスしてフォローすること
特に４つ目の「受注金額の大小」に関しては、意外にもおろそかになりがちです。
営業マンにとっては、５０万の商談でも１０００万の商談でも、大事な大事な商談です。その商談を成約させるまでにどれほどの努力をしてきたのかを、マネージャーや経営者には理解してほしいし、どの商談も同じように受注したいと願うでしょう。
営業マンにとっては当然のことといえます。
しかし、経営者やマネージャにとっては、５０万と１０００万の商談案件が同じとは捉えにくいのです。
戦略的な意味合いが深いのであれば小額の商談も大切にすべきですが、予算達成のみを考えると、単純に大規模な案件に組織をあげて注力せざるをえないといえます。
そういうニーズに応えて作成したのが、「選択と集中すべき案件」がひと目でわかる、この案件管理シートです。
【３種類の円を表示させて、どの程度の規模の商談がどの期間に集中しているかをビジュアル表現した】
下図のように、円の大小によって、「案件の大きさ」と、現在から「受注予定日までの空間的距離」をヴィジュアル的に表現しました。
表全体を俯瞰すればわかるとおり、後半に大型の案件（２０００万以上）が固まっています。案件型の営業は、受注してからのフォロー活動も重要です。そう考えると、期の後半に案件が集中していても、おそらくやり切れないであろうという仮説がたちます。
ここが極めて重要なポイントなのです。
たとえ受注しても、この営業マン一人でやり切れないことが数ヶ月前から判明しているのであれば、マネージャとしてとるべき行動はひとつ。組織内における案件の再分配です。
このテクニックはとても単純で、３種類の円を手動で貼り付けただけです。
営業会議がはじまる前に、誰か庶務の方とかにやってもらえばよいでしょう。営業マンが１０人いても１時間はかかりません。
重要なのは、こういう小さな手間を惜しまないことです。
2009年12月21日
【 新規顧客開拓／休眠顧客開拓管理シート 】 ……将来の業績を左右する新規開拓のノウハウと「見える化」を促進するシートの事例紹介 （エクセル）
本日は新規顧客開拓・休眠顧客開拓のための活動管理シートを紹介します。
案件型の営業スタイルは当然といえますが、たとえルート型の営業であろうと独立した企業であるかぎり、「新規顧客開拓／休眠顧客開拓」は継続的に実施しなければならない重要な施策です。
業績が好調なルートセールスをしている企業ほど疎かにしがちですが、外部環境に変化が起こったときに大きな影響が出るからです。
そのときになって突然「新規開拓」をはじめても手遅れの場合が多いといえるでしょう。
それはなぜかというと、慣れ親しんだ習慣から脱しようとしない「組織慣性」が働くからです。
「現状維持バイアス」が組織全体でかかってくる、という恐ろしい現象です。
状況が変われば、いずれ従来の取引先からの注文も増えるだろう、このように営業が考えてしまい、これまでのスタイルを変えようとしないケースは多々あります。
どのような営業スタイルの企業であろうとも、新規開拓は継続的に実施していきましょう。
【新規顧客開拓／休眠顧客開拓管理シートの事例紹介】
とはいえ、新規開拓・休眠開拓は、言葉でいうほど簡単ではありません。
思い立って動きはじめても、すぐに結果が出ません。やってもやっても徒労に終わることが多いのです。このため、途中で諦めてしまう営業も出てくるに違いありません。
ですから、これまで新規開拓を十分にしてこなかった営業組織が本腰を入れる場合は、
● 既存顧客対応：新規開拓 ＝ ５：５ （良い例）○
ぐらいの覚悟でやるべきです。既存顧客対応が忙しいからといって、
● 既存顧客対応：新規開拓 ＝ ８：２ （悪い例）×
でやっていては、結果などついてこないし、いつまでたっても新規開拓をする上での勘所がつかめないまま時間だけが過ぎていきます。恒常的に新規をやられているところであれば、「８：２」でもかまわないでしょうが。
「片手間」で新規開拓などやってはならないのです。
今回紹介するシートはきわめて単純ですが、そのほうがよいでしょう。
このようなシートを壁に貼って、毎日朝礼で日頃の活動をチェックするぐらいの心構えでやっていくべきです。
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――
【点数のつけ方】
■ 訪問 （Ｖ）＝５点
■ 電話 （Ｔ）＝２点
■ メール（Ｍ）＝１点
※ 訪問だけを記録すべきではない。顧客への折衝頻度を高めるため、電話やメールの活用も推奨すべきである。
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直近の業績を左右するうえでのマネージメント資料は別で用意し、新規開拓だけは独立して管理したほうがシンプルでフォローしやすいです。
まじめに新規開拓をやられている営業が、報われるマネージメントが求められます。よほど差別化ができている商材を扱われていない限り、すぐに結果は出ないのですから。
【新規顧客開拓／休眠顧客開拓管理シートの事例紹介 拡大図】
※ 開拓先ごとに点数を合計し、フォローの程度が低い場合はピンク色で強調表示するようにした。マネージャは、この合計値が基準以上になるまで個別フォローする。改善が見られない場合は、すぐに担当変更を促す。
2009年12月05日
Zチャートとは？ 売上推移分析シートの作成方法 （エクセル）
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★Ｚチャートとは
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Ｚチャートとは、長期的な視点で売上推移・傾向を把握できるように作られた図表です。そのグラフが「Ｚ」の形をしていることから、「Ｚチャート」と呼ばれています。
確かにこちらのシートのように、昨年実績と今年の実績との比較をグラフで示しているだけでは、長期的な傾向がわかりづらいことがあります。
そこで業績管理表に下図のようなＺチャートを加えることによって、移動累計が明確となります。そして季節変動を加味しても、長期的に売上が増加しているのか、減少しているのかがわかりやすくなります。
それでは、「Ｚ」の文字の形状によってどのように売上推移をヴィジュアル的に把握するのかを以下に記します。
１．「Ｚ」文字が平行
→ 売上は横ばいの傾向 （停滞、安定）
２．「Ｚ」文字が右上がりに歪む
→ 売上は増加の傾向
３．「Ｚ」文字が右下がりに歪む
→ 売上は減少の傾向
それでは次に、２パターンのＺチャートを見てみましょう。
【急激に売上を伸ばした事例 → 右下のＺチャートのＺの文字が大きく歪んでいる】
【急激に売上を伸ばしすぎて反動が出た事例 → 右下のＺチャートのＺの文字が若干左下がりに歪んでいる】
2009年11月08日
「顧客ニーズ分析・管理シート」……ニーズの多様化に備えて商品開発、ソリューション提案するうえで不可欠なツール （エクセル）
顧客ニーズを調査・分析・情報共有するうえで重要なポイントは以下の４点だと私は考えます。
● 蓄積されること
● 検索が容易であること
● 誰でもアクセスできること
● ルールが統一されていること
よく、クライアント先で「情報共有するためにどのような仕組みがありますか」とお聞きすると、「会議」「廊下で会ったときに話す」「朝礼」……などと返ってくることがほとんどです。
しかしながら、会議で共有した情報は常に頭のなかに残っているでしょうか。必要なタイミングですぐに取り出すことができるでしょうか。
情報共有されるべきデータが揮発性メモリに蓄積されていたのではいけません。
「ヘルマン･エビングハウスの忘却曲線」でも言われるように、人間は忘れっぽい動物です。なおかつコミュニケーションをするうえで忘れてはならないのは、言葉は「省略化」「歪曲化」されて相手に伝わるということ。
営業部長が、「俺は朝礼で言ったはずだ！」と言っても、誰も認識していないことは多いのです。
商品開発するうえで、またはソリューション提案、コンサルティング営業をするうえでは、顧客ニーズを捉えることは極めて重要であり、それがきちんと蓄積されていなかったり、容易に検索できなかったり、たまたま会議に出席していなかったりすることで伝わらなかったりするのでは致命的といえます。
そこで今回は、顧客ニーズを調査して蓄積し、後で容易に検索できる管理シートをご紹介いたします。
今回紹介するシートは、多機能議事録や多機能日報・週報と同じ構造で、極めてシンプルです。
載せる項目は以下のもので十分といえるでしょう。
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――
・注目フラグ
・実施日
・営業名
・顧客名
・役職
・面談者
・ヒアリング事項 （できる限り定量的に表現できるように）
・フリー記述 （なるべく書かせないようにする）
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――
【ヒアリング項目を集計して、結果をレーダーチャートやグラフで表現する】
顧客ニーズ調査の必要性は誰もが認識していると思われます。しかしながら単に、
「お客様のニーズをしっかりと捉えて、ニーズに沿った提案をするように。いいな！」
……と営業マネージャが言って聞かせるだけで終わってしまうことが多いのも事実です。これでは完全に属人的な営業活動で終わってしまいます。
営業担当者の側も、
「どうも今回のキャンペーンはニーズを捉え切れていないようですね」
と、２、３社よく知っている顧客にヒアリングしただけで結論を出してしまうケースが多いといえるでしょう。
顧客ニーズ調査は以下のポイントに気をつけ、ルールを徹底しましょう。
◆ 期限を決める （例：３ヶ月 短すぎても長すぎてもダメ）
◆ 一定以上の調査量を設定する （業種別、エリア別で）
◆ 対象顧客をリストアップする
◆ ヒアリング項目を細分化する （フリー記述のみは絶対に避ける）
◆ 情報を蓄積し、後で項目ごとに検索できる仕組み用意する
今回紹介するエクセルシートは、調査したデータを次から次へと行を追加して記していくだけで、後で日付、担当者、顧客、ヒアリング項目などで検索したり、絞込みをしたりすることができます。
フリー記述欄の中もテキスト検索することで、傾向を探ることもできます。営業が負担を感じない、シンプルに運用できる仕組みのほうが長続きするのです。
ぜひお試しください。
→ PDFファイルをダウンロード
2009年11月02日
Google（グーグル）カレンダーを活用した営業（スケジュール）管理テクニック
本日は、「Googleカレンダー」を活用した営業スケジュール管理について簡単に記します。
→ Ｇｏｏｇｌｅkカレンダーのログイン画面
【関連記事】
→ ★Google（グーグル）グループを活用した簡易ＳＦＡ（営業支援システム）
→ ★Google（グーグル）デスクトップで、顧客・名刺管理を徹底させる！
組織で計画営業を実践していくうえで、スケジュールを相互共有する意義はきわめて高いといえます。
ロータスノーツ、サイボウズ、デスクネッツなどのグループウェアを導入されている企業も多く、企業内の生産性をアップさせる情報ツールとしては、「正しく活用すれば」素晴らしい恩恵をもたらします。
当然のことながら、営業に関してこの手のツールは必要不可欠といえるでしょう。
朝出社したらまず「カレンダー」と「Ｔｏｄｏリスト」をチェックし、一日の仕事の準備にとりかかる。
マネージャは自分と部下のスケジュールを一画面に並べて表示し、マネージャとしてどんな指示・注意喚起をすべきかを考える――。
これは普通の企業の、普通に行われる朝の行事といえます。
逆にいえば、スケジュール情報さえも共有できていない組織は、それだけで大きなマイナスポイントと言っていいでしょう。
ところが、企業の規模にかかわらず、たとえ大企業であっても、
「面倒くさい」
「行先案内板に書いてある」
「手帳を見たほうが早いし、二重管理はイヤ」
……などの理由で、こういったスケジュール管理ソフトを活用しないケースが多々あります。しかし、これはもう本当に時代遅れとしか言いようがありません。
いまだに「エクセルで週間予定表を毎週金曜日に提出させている」
という企業も多いと思いますが、それで共有したといえるでしょうか。
正しいＰＤＣＡサイクルは回せるでしょうか。
営業の予定が一週間、固定したままということなどあり得ません。
常にフレキシブルに追記・更新され、リアルタイムに共有できる情報システムは不可欠なのです。
もしまだ未導入の企業がありましたら、騙されたと思って活用していただきたいです。
個人で「点」でしか管理できなかった活動が、時系列に並べることによって「線」となり、それらを組織で共有することにより、「面」となって有機的にリンクづけられます。
シンプルですが、見違えるように仕事のやり方が変わってきます。
なお、定着させる方法は簡単です。
「スケジュールに何も入っていない奴は、こちらから勝手に予定を入れさせてもらう」
……と、社長が一言いえばいいのです。
そして業務連絡や会議開催を、朝礼やメールで知らせるのではなく、各人のスケジュールへ直接入れてしまえばいいでしょう。
新規スケジュールはメールで飛ばすように設定しておく。そうすれば否が応でもスケジュールを毎日チェックするようになるし、勝手に予定を入れられないように、随時更新するものです。
スケジュール管理ソフトは多々ありますが、本格導入する前に、Ｇｏｏｇｌｅカレンダーなどを試しに利用してみるとよいでしょう。
特筆すべきは、直感的な操作が可能なインターフェース類です。
ドラッグ＆ドロップで自由自在に予定を動かすことができるし、修正作業も簡単。
目立つバナー広告もなく、見た目もすっきりしています。
また、得意先ごと、案件ごと等、分類ごとにカラーリングしておけば、得意先ごとに過去の行動履歴と将来の行動計画を線で結ぶこともできます。
ぜひお試しください！
※ Ｇｏｏｇｌｅグループ同様、必ず情報をオープンしないように管理画面で設定すること。情報を公開のままにしていると、世界中の人たちが、あなたの企業のスケジュール情報を閲覧できるようになってしまいます。
2009年10月30日
【ルートセールス向け 商談シート】 ……営業活動の回数と頻度がビジュアル的に一発でわかる！ （エクセル）
今回紹介する「商談シート」は、下記の営業管理ツールと連携をとることができる管理シートである。
→ ★ 【ルートセールス向け 顧客深耕開拓用 営業管理シート】 （エクセル）
→ ★ 【案件型セールス向け 営業管理シート】 （エクセル）
→ ★ 【新規事業開拓用 営業管理シート】 （エクセル）
【ルートセールス向け 商談シートの事例 ……１ヶ月を５週分の行しか用意せず固定にしている】
エクセルで営業活動を報告させるときは一行にまとめて記入してもらうのが普通である。
しかし定期的な訪問活動の多いルートセールスだと、どれぐらいの頻度で顧客へ訪れているのかわかりづらいことが多々ある。
そのためこのシートは毎月５週分の行を用意し、活動した週の行を選択して報告内容を記入してもらうように設計した。
そうすると、「毎週1回訪問します！」と宣言していたにもかかわらず、１ヶ月や２ヶ月、何も行動していないと、その週分、空白の行があらわれるようになる。
つまりシートを見れば顧客を放置していることがパッと明らかになるというわけだ。
【事例１ ……通常】
【事例１ ……グループ化した行を開いた状態。さらに細かい活動内容を記入できる】
【事例１ ……活動の種類等はプルダウンを使って選択式に】
ただ、これと営業日報とを両方書かせるのは大変である。
なので商談シートにさえ記入してもらえれば、自動的に日報を生成するツールも装備した。
→ ★ 【多機能 営業日報／週報】 ……顧客・商談・テーマ・日付ごとに検索／絞り込みが可能な日報 （エクセル）
マクロによる作りこみが必要だったが、営業の手間が減ったことは間違いない。
ご参考まで。
→ ＰＤＦファイルをダウンロード
2009年10月20日
名刺管理システムを比較する！ ……フリーソフトやエクセルよりもアナログで！
今回は名刺管理について私の考えを記します。
三三株式会社のリンクナレッジなど、世の中には数多くの優れた名刺管理ソフトが存在します。
名刺情報は個人の資産ではなく、会社の資産であるため、ＳＦＡ（営業支援システム）などを活用して組織的に管理されることを強くお勧めします。
とはいえ……
名刺管理ソフトといっても安いものはあまりなく、またフリーソフトを検討しても運用を十分に考えないと、結局は使われないソフトとなってしまいます。
そこで私が推奨するのが、ローロデックスの卓上名刺管理ホルダー
このローロデックスの名刺管理ホルダーを、それぞれの営業マンのデスクの上に設置するわけです。
アナログのよさは、運用が「見える化」するところ。
デジタル化／システム化することにより、物理的な「見える化」ができなくなります。
実際に名刺管理が正しくされているかどうかを、マネージャが瞬時に把握することができません。
その点、このように目立つ名刺管理ホルダーが机上に設置されていれば、誰がどれぐらいの量の名刺を保有しているかがわかりますし、本人も名刺が増えていく楽しさを目で見て味わうことができます。
手間隙かかる入力作業に追われることもありません。
ローロデックスの名刺管理ホルダーの利点は：
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● 名刺の収納順序をいつでも変更できる
● インデックスのカスタマイズが柔軟
● 検索が簡単
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などが挙げられるでしょう。
名刺管理に悩まれている組織があるのでしたら、気軽にはじめられ、正しい運用が期待できる、アナログの名刺管理システムを考えてみたらいかがでしょうか。
（ただし卓上の名刺ボックスだと検索機能や組織的な見える化が実現されない）
【参考記事】
→ ★ 【顧客情報（名刺情報）管理シート】 ……顧客情報は会社の資産！ 手書きで簡単に顧客情報をファイリングできるシートの紹介 （エクセル）
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商品紹介
一定順序で名刺の収納がキープされ、素早い検索が可能。インデックスは50音(44枚)、アルファベット(24枚)、未記入(10枚)、用途・スタイルに応じて使用できます。名刺は透明セルで包んだスリーブ(300枚付き)に600枚まで収納可能。そのままコピーしたり、持ち出したりできます。スリーブはボディとスムーズに着脱が可能。
商品の説明
スリーブ枚数（300枚） 収納枚数（600枚） ロータリー型ビジネスをスムーズに。探したい名刺がすぐ見つかります。従来のバインダー式とは異なり、新たな名刺も、決められたインデックスに基づいて簡単に取り付けることができます。常に一定な順序での収納がキープされ、素早い検索が実現しました。
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2009年10月12日
業務報告書（レポート）の書き方 ……文章の中の「漢字の量」と「読みやすさ」のバランス
★業務報告書（レポート）の書き方 ……文章の中の「漢字の量」と「読みやすさ」のバランス
営業日報／週報、業務報告書、レポート、メール、ブログ……
ビジネスにおいて文章を書く機会は多い。
しかしながらパソコンの日本語変換機能にまかせて漢字を変換しつづけていると、漢字の量が多くなり、読みにくい文章になるケースがある。
ビジネスの場合、文章を書くことが目的ではなく、相手にこちらの考えや思いを伝えることが目的である。
（文章を書くことが目的である場合は、即刻そんな仕事はやめよう！ 特に書くことが目的になっている日報・報告書の類は無意味である！）
そこで、今回は「漢字の量」と「文章の読みやすさ」について考えてみる。
たとえば業務報告書の中で、以下のような文章を書いたとする。
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――
１．Ａ社にしばらく訪問することができず、もったいないことをしました。
２．Ａ社に暫く訪問する事が出来ず、勿体無い事をしました。
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――
いかがだろうか。
断然、「１」のほうが読みやすい。
仮名ばかりの文章だと幼稚さが目立つかもしれないが、あまりに漢字が多い人は一度、マイクロソフトのＷｏｒｄにある、「読みやすさのレベルを表示する機能」を使ってチェックしてみてはいかがだろうか。
※ 他にもＴｅｒａＰａｄやＷｚＥｄｉｔｏｒなどの有名なテキストエディターにも漢字の量を分析する機能は搭載されている。
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――
【Ｗｏｒｄのヘルプ機能より】
１．[ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[スペルチェックと文章校正] タブをクリックします。
２．[メニュー、ツールバーから文章校正を行う] チェック ボックスをオンにします。
３．[文書の読みやすさを評価する] チェック ボックスをオンにし、[OK] をクリックします。
４．[標準] ツールバー (ツールバー : コマンドを実行するのに使用するボタンやオプションを含むバー。ツールバーを表示するには、[ユーザー設定] ダイアログ ボックス ([ツール] メニューの [ユーザー設定] をクリックして､[ツールバー] タブをクリックします) を使用します。)の (スペル チェックと文章校正) をクリックします。
５．スペル チェックと文章校正が終了すると、文書の読みやすさのレベルが表示されます。
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――
【作文技術を学ぶならまずはコレ！ 新装版 日本語の作文技術 本多勝一著】
【参考記事】
★ 営業日報／週報の書き方 その１……文章の書き方について
★ 営業日報／週報の書き方 その２……日報のフォーマットについて
★ 営業日報／週報 【失敗例】 ……営業日報の書き方を知っても、なぜ意味がないのか？
2009年10月01日
Google（グーグル）グループを活用した簡易ＳＦＡ（営業支援システム） ……無料（フリー）で営業管理できる！
「日報を書くのは面倒だが、メールは書く――」
という営業は多い。
ならば、メールで上長に報告したことがそのまま案件ごとに振り分けられ、グーグルの強力な検索機能を活用して情報が整理される、という仕組みがあれば非常に便利だ。
メールは送りっぱなしでよく、何の加工をする必要もない。
そんな夢のような仕組みを、Googleグループは提供してくれる。
しかも無料である。
★ Googleグループ → http://groups.google.co.jp/
エクセルでも、紙の営業日報でも、情報システムでも、どんなに便利であろうが活用もされないまま放置されてしまうツールは枚挙にいとまがない。
その理由は簡単だ。
営業が「面倒だ」と思い込んでしまうからである。
本当はそれほど面倒でないことも、「そんな暇があったら一件でも多く客先をまわったほうがいい」だなんて言い訳を言う。
システムを立ち上げて、ボタンを３つ押すだけでいいんですと言っても、やらない人はやらない。
しかし、メールならほとんどの人が抵抗なく利用する。
ただメーリングリストを活用して営業管理をするためには、それなりの工夫が必要だ。
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【Ｇｏｏｇｌｅグループによる商談管理の運用ルール（例）】
● 商談ごとに「グループ」を立ち上げ、その商談に関わるメンバーを設定する
● グループ名には「顧客名」と「商談名」を明記する
● 商談に関わる報告事項は、上記で設定されたグループ用のアドレスに向けてメールする
● メールタイトルに「日付」「商談プロセス」「訪問者」を明記する → あとで検索しやすいように
● メール本文に「競合情報」「予算の有無」「納入日」「予定受注額」などの項目順に記す
→ 各自テンプレート化すれば簡単！ この内容も検索対象となる
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――
ＳＦＡ（営業支援システム）を導入するよりも、手軽に商談管理をする方法である。
運用ルールはきっちりと作成しなければならないが、徹底できれば一定のルールに従ってメールを打つだけで、商談のプロセス管理や、成功事例の蓄積などができるようになる。
【ＳＦＡ（営業支援システム）関連記事一覧】
★ ＳＦＡ徹底比較！ ……ＳＦＡ（営業支援システム）の種類と、選択のポイント
★ ＳＦＡ導入による営業活動の「見える化」 ３つの誤解と失敗事例
★ ＳＦＡ導入が、営業のモチベーションアップにつながる理由とは？
★ ＳＦＡとＥＲＰは企業を支える重要な基幹システム ……ＳＦＡを比較検討するうえでのキーポイント
★ ＳＦＡの開発に潜む大いなる勘違いとリスク ……ＳＦＡ開発の成功と失敗事例について
★ ＳＦＡベンダーは専業メーカーか、総合メーカーを選ぶべきか？
2009年06月29日
【会議用 議事録テンプレート】 ……読まれる議事録のフォーマット・雛形とは！？ （エクセル）
以前、「★６．営業会議で議事録は残さない！」という記事で、どうせ議事録は読まれないのだから、会議参加者にコミットメントリストを持参してもらい、決まったことを自分の手で書き込んだほうがよいと提言した。
しかしそれでも議事録は残したいという要望もある。
そこで考え出したのが、「検索機能付きの議事録」である。
作るのは非常に簡単だ。従来の発想を膨らませるだけである。
ワードなどの文章ソフトで作成した議事録に機能を盛り込むことは難しいため、エクセルで作成した。
【前回会議で記録した項目と、まだ完遂していない項目のみに絞り込んだ議事録】
リスト機能を搭載し、分類項目として：
１．会議日
２．参加者
３．重要フラグ
４．テーマ （方針内容、商品内容など、さまざま）
５．内容
６．期日
７．進捗状況 （未着手、途中、完了）
８．詳細
を揃えた。
営業会議中に議論した内容を、参加者ごとに振り分け、期日を書き、会議ごとに進捗をチェックする、というただそれだけのことだが、特殊なのは運営ルールにある。
【コミットしながらも完遂していないものは、議事録から削除されることはない】
【運営ルール】
・リスト機能を使い、完了したものは表示させず印刷する
（逆に、完了しないものはずっと残す）
・会議実施日、氏名、テーマ……ごとに絞り込み、動的に進捗を管理する
【期待される効果】
● 会議のやりっぱなしを防ぐ
● いつまでに誰が何をすべきか、過去どうだったのかが蓄積されていく
● 議事録が有効に活用されはじめるため、参加者の意識が変わる。
（営業会議さえ乗り切れば、あとは何とかなる……とは思わせない）
会議形式でモニタリングすることは非常に重要だ。しかし会議を線で結ぶツールを何に求めるのか、ここを疎かにしては何もならない。シンプルでかまわない。前回の会議、次回の会議で何が実施され、何がやり残しているのかを「見える化」することが大切である。
→ ＰＤＦファイルをダウンロード
2009年05月29日
【エクセルで作る！ 営業日報ソフト】 ……ダウンロードも可能なフリーソフトの営業日報フォーム
ほとんどの企業の営業は「日報」もしくは「週報」なるものを書いている。
営業は日報を書いても、営業活動が最適化することはなく、マネージャーは日報を読んでも的確なマネージメントをすることは難しい。多くの企業で営業日報に関する不満を抱えながらも、この慣習を続ける理由を、私は多くの経営者や営業にヒアリングしてこう受け止めている。
営業は報告することによって、マネージャーは日報を読んで気づいたことをフィードバックすることによって、お互いに「報・連・相」している気になるからだ。
「★ ４．営業マネジメントは「運用」がすべて」で、日報は非常にマネージメントしづらいツールであることはすでに書いた。
点で捉えたデータを線として繋げたり、面として広げることが困難だからだ。
毎回セミナーで紹介している「予材管理表」のシートのように、
■ 業績管理資料（営業部全体）
■ 予材管理表（個人）
■ 商談シート（予材ごと）
の３種類のエクセルシートを準備してもらい、日付で絞り込んで自動的に日報や週報を生成させれば、きわめて簡単だ。
しかし面倒であれば、今回紹介するような単純なエクセルシートでもいい。
・検索
・並べ替え
・絞込み
ができるようにすることである。
【多機能日報・週報 ……リスト機能を活用し、日付や顧客名、キーマン、商品などで検索・抽出ができる】
今回紹介するシートは、リスト機能を利用して項目ごとに上記の作業ができるようにしただけである。これに毎日、活動１件に対し、１行追記していく。１日に１０件報告すべき活動があれば１０件書き、それをずーっと残していく。
決して上書きをしたり、削除しないことがルールだ。
項目は：
・重要フラグ
・受注確度
・活動日
・予材名（案件名）
・顧客名
・詳細内容
ぐらいで十分。
マネージャに提出するときは日付で絞り込む。
受け取ったマネージャーが読むときは「重要フラグ」にチェックが入ったものだけに絞り込み、気になる顧客・案件があれば、日付の絞込みを解除し、これまで書かれたすべての情報を表示させてから再び、顧客や案件名で絞り込む。
これによって、商談や顧客を時系列で管理することができる。
営業のセルフマネージメントにも役立つ。
「詳細内容」を自由記述にし、テーマやキーマンの名前を書書かせることにより、後で検索オプションを使って探すことができる。
【毎日追記していくため、どんどん行は増えていく】
毎日、数行は追記していくことになるため、絞込み・検索が必要になる。
そこで……
【エクセルの検索オプションを使えば、自由記述の内容から特定の語彙を抽出することも可能】
他にも面談者やテーマ、方針、商品名……等、いろいろと項目を増やしてもいいが、あまりに増やしすぎると営業の心理的負担も増加する。長続きしない原因になるため、ここはシンプルにしておくことをお勧めする。
非常に単純な仕組みであり、高度なエクセルの機能も活用することなく、営業はただ行を増やして追記を続ければいいという、運営ルールもシンプルでわかりやすい。
マネージャーとしては少し物足りないかもしれないが、グループウェアやメール、時系列で並べられないワード等で日報を報告してもらうよりは、問題解決能力のある日報・週報である。
【参考記事】
★ 営業日報／週報の書き方 その１……文章の書き方について
★ 営業日報／週報の書き方 その２……日報のフォーマットについて
★ 営業日報／週報 【失敗例】 ……営業日報の書き方を知っても、なぜ意味がないのか？
→ ＰＤＦファイルをダウンロード （事例１）
2009年03月06日
営業日報／週報の書き方 商談報告書の書き方 その2……日報のフォーマットについて
今回は営業日報・週報のフォーマットについて述べる。
営業活動を正確に伝え、マネージャから的確なフィードバックを受けるために正しい営業日報を書くべきである。
前回は「★ 営業日報／週報の……文章の書き方について」で、「文章の書き方」について要点を整理した。しかしながら自由記述の日報形式だとマネージャが書いてほしい事柄が漏れてしまいがちだ。
それではどのようなフォーマットにすれば記入者を迷わせず、またマネージャにフィードバックさせやすい簡素な営業日報になるだろうか？
答えは、「なるべく文章で書かせない」フォーマットを採用することである。では次に、営業日報・週報のフォーマット作りのポイントを３点挙げてみよう。
● マネージメントルールを統一し、報告すべき内容を書式に盛り込む
営業プロセスごとに報告すべき項目を整理し、その成果を選択肢として用意する。
「例：見積りの反応 → ○／△／×」
「例：失注理由 → 価格／納期／機能」
簡単のように思われるかもしれないが、実はそう簡単ではない。
しかしながら、もしこのことについて営業マネージャが頭を整理することができないのであれば、どんな局面でどのような行動をすべきかをマネージャ自身が意識できていないことを意味しているのではないか。
これでは部下がどんな営業日報を書いてもフィードバックできるはずがない。
このポイントは営業マネージメントのあり方を問うことに直結するため、マネージャは頭を整理するうえでも是非チャレンジしてほしい。
●「４Ｗ２Ｈ」ごとに記入欄を設ける
「誰が」「いつ」「どこへ」「何を」「いくら」「どのように」の視点で記入枠を設ける。
この中で最も重要なのは「いつ」である。
「いつ」何をしたのか、今後「いつまでに」何をするのかは明記させる。たとえ相手の反応待ちであったとしても期限を記す癖をつけたい。
（例：見積りの回答、アポ依頼の返信）
顧客サイドは常に「受動的」であるため、営業サイドは常に「能動的」でなければならない。
連絡がなければ「いつまでに」フォローするのかを宣言する。これを繰り返すことで主導権は営業サイドに移っていく。
● 記入欄は顧客単位・商談単位で
顧客・商談単位で過去の履歴を追ったり、将来の計画をたどったりできるようなフォーマットにすべきである。
１日の出来事をまとめて文章に書く営業日報は、捉えどころのない報告になりやすい。
そのため「日」や「週」単位でひとまとめに報告させるのではなく、顧客軸・商談軸でまとめられるように記入できるとよい。
【参考記事】 → 「★ 【多機能 営業日報・週報】 ……顧客・商談・テーマ・日付ごとに検索／絞り込みが可能な日報」
2009年02月22日
営業日報／週報の書き方 商談報告書の書き方 その1……文章の書き方について
営業日報・週報については、これまで何度も記事で書いてきた。
たとえば、「★ 営業日報／週報 【失敗例】 ……営業日報の書き方を知っても、なぜ意味がないのか？」この記事では、営業日報にはもう見切りをつけたほうがよいとストレートに書いている。
皆さんの会社ではどうだろうか？ 営業日報を毎日書かされているだろうか？
社長がどうしても営業日報・週報を気に入っている、もしくは「昔からやっているので」という消極的な理由で続けざるを得ない人もいるかもしれない。
しかしながらこの営業日報、これまで何度も書いてきたが、上手に利用されている企業は少ないようだ。
営業が自由に記述するため、表現があいまい・主観的すぎる・情報が不足している・文章が長い……などの問題があり、これらの理由から結局は本人に直接たずねないと状況把握が難しいせいではないかと思う。
それでは、どのようにすれば営業活動を正確に伝え、的確なフィードバックを受けるために正しい営業日報が書けるのだろうか。
今回は営業日報・週報の「文章の書き方」について要点を整理する。
● 目的から書く
目的のない営業活動はない。最初の文は目的を書くことからはじめる。
「人脈作りのための挨拶まわり」で構わない。
● 結論を書く
目的を書いたあとすぐに結論を書く。お客様の様子や反応については後述する。
「例：見積りを依頼され、１５日（水）までにメールで回答する」
● 簡潔に書く
真の要点だけを明確に書く。日報は作文ではないので、箇条書きにできるところは箇条書きにしたほうが読みやすい。
● できる限り事実を書く
相手に確認したことや、数字で表現できる事実を盛り込む。
「例：競合が２社。当社の提案よりも１０％以上の値引き幅である」
● 推測で書く場合は、なぜ推測なのか理由を書く
「例：取引金額は今後も減ると考える。Ｙ部長と連絡がとれず確認できないが」
● 事実を捉えるためのネクストアクションを書く
「例：競合他社の提案のほうが優れているので、Ｓ課長から事業部長へ尋ねてもらい来週確認の電話をする」
● 意見は能動態で書く
「……だと思われる」「……と考えられる」という受動能動態の文章は書かない。自分の考えをぼかした書き方になり、書いたことの責任はとらないとも読める。したがって意見文を書く場合は「……だと思う」「……と考える」と主体を「私」にする。
● コメントは書かない、提案を書く
営業個人個人には問題解決能力が求められる。コメンテーターや評論家は必要ない。
「飛込み訪問を繰り返していても成果は出ないと思う」ではなく「企業展などに出席して営業したほうが効率的だと思う」と書く。
【参考記事】 → 「★ 【多機能 営業日報・週報】 ……顧客・商談・テーマ・日付ごとに検索／絞り込みが可能な日報」
さて、営業日報や週報ではなく、時系列で営業活動が「見える化」するエクセルシート（１０種類）を、メルマガに登録した方に無料でプレゼントしています。
2008年11月14日
【ルートセールス向け 顧客深耕開拓用 営業管理シート ……営業予算を短期間で達成させるためにどの顧客へどう上積みさせるのかを「見える化」する！ （エクセル）
本日はルートセールス向けの営業管理シートを紹介いたします。特に「顧客深耕開拓」用に活用できるシートです。
営業予算を達成させるために重要な得意先を１０から２０社程度選択し、それぞれ以下のデータを記していく。（それ以外の得意先は「その他」でまとめる）
１） 見込み額 ……＞ 顧客の状況を知りながら随時変更していく
２） 実績額 ……＞ 受発注システムから転記する
３） ギャップ ……＞ 実績と見込みのギャップが多いほど営業の読みが甘い
４） 上積み額 ……＞ この顧客に対し、どれほどの上積みを勝ち取るか
【取引先がほぼ決まっており、新規開拓よりも顧客深耕に力を入れているルートセールス用の管理シート】
【予算を達成させるために、顧客ごとの見込み額の「読み」が正しいか、全体的な上積み額に不足分はないか、などを定量的に表現する】
上記のデータを顧客ごとに記し、写真の表で毎月の動向を以下の順番でチェックしていく。
１） 目標予算の確認
２） 見込み額の確認
３） 不足分の確認
４） 不足分を埋めるための上積み総額の確認
５） 不足分に対し、（見込み額＋上積み額）が十分に仕込まれているか、「予算に対する必要成約率」という指標で確認
６） 必要成約率が２０％を超えている月をチェック！
７） ギャップが激しい顧客をチェック！ 顧客動向を再確認し、見込み額を修正していく
８） 必要成約率が著しく高い（５０％以上）月をチェック！
ルートセールスは取引先がほぼ決まっているケースが多いため、予算を達成させるために営業がどれほど努力しているか見えにくい場合が多い。逆にいえば、営業は企業ブランドや商材、カタログ、ショウルームなどに頼るようになる。つまり「売れないのは自分のせいではない」という錯覚を覚えるようになる。
しかしこのようなシートであれば、営業の努力どころか「気合」や「根性」も定量的に表現できるであろう。目標予算を達成させるために営業自身がどのように動いているかを「見える化」し、セルフマネージメントしやすくなる。
【予算が未達成だった場合、どこに問題があったのか？ 見込み額の「読み」に狂いがあったのか、それとも営業材料が足りなかったのかを見える化する】
2008年11月10日
営業日報／週報 テンプレート【失敗例】 ……営業日報の書き方を知っても、なぜ意味がないのか？
「営業日報を書いてもほとんど意味がない」と言われるようになってから、もうどれぐらい経っただろうか。
御社の営業がダメな理由 (新潮新書)
まったく無能というわけではないからだ。
しかしながら、営業日報よりも労力を使わず、マネージャも現場の営業もストレスを感じることなく「報告・連絡・相談」できるノウハウ・管理資料・フリーソフトはいくらでも存在する。
もしも「日報」が万能の管理ツールだと信じている管理者がいるとすれば、マネージメントで苦労したことがないほど業績が安定しているか、まったく探究心がないかのどちらかである。
よくセミナーで「営業日報の書き方」を問われることがあるが、そもそも営業日報のフォーマット自体を否定しているので答えようがない。
下図は、典型的な営業日報である。
【営業日報 失敗例】
こういう日報を書いたり書かせたりしていると、どのような問題があるか以下に記す。
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――
【マネージャの立場】
● 「時系列」で商談を追うことができない
● 「事実」ではなく「意見」が報告されやすい
● 「結果」と「行動」との関連性がわかりづらい
【営業担当者の立場】
● 予算を達成させるために何をすべきか、頭の整理がしにくい
● 日報を書くことで仕事をした気分になってしまう
● 日報を書くこと自体に労力・時間がかかる
● 何もフィードバックがなければストレスがたまる
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――
この結果、どうなるかというと……
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――
【マネージャのケース】
▲ 日報を見てもよくわからないので会議で報告させる
▲ 日報を読むこと自体が面倒で、フィードバックもせず放置する
【営業担当者のケース】
▲ 努力しても認められづらい
▲ モチベーションが下がる
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――
私がお勧めするのは、「予算を達成させるために何をしているのか」を見える化することである。そして顧客や商談の動きを「時系列」で追えるように、履歴チェックできる機能をどこかに搭載することをお勧めする。
以下の記事を参考にしていただきたい。
→ ★ 【多機能 営業日報／週報】
……顧客・商談・テーマ・日付ごとに検索／絞り込みが可能な日報
→ ★ 【顧客情報（名刺情報）管理シート】
……顧客情報は会社の資産！ 手書きで簡単に顧客情報をファイリングできるシートの紹介
→ ★ 【ルートセールス向け 商談シート】
……営業活動の回数と頻度がビジュアル的に一発でわかる！
→ ★ 【ルートセールス向け 顧客深耕開拓用 営業管理シート
……営業予算を短期間で達成させるためにどの顧客へどう上積みさせるのかを「見える化」する！
→ ★ 【案件型セールス向け 営業管理シート】
……選択と集中すべき案件がビジュアル的にひと目でわかる！
→ ★ 【案件型セールス向け 営業管理シート】
……選択と集中すべき案件がビジュアル的にひと目でわかる！第２弾
→ ★ 【新規事業開拓用 営業管理シート】
……売上と経費のバランスを表現し、撤退基準を明記する
→ ★ 【ホームページ連携 営業管理シート】
……ホームページから問合せがあった後は最優先で営業プロセス管理すべき！
最後に……
営業日報を書かせる理由で、よく聞くのは以下の２つである。
■ 文章力を鍛えるために書かせている
■ こういうことを書かせないと、どこで何をするかわからないので
完全に「手段が目的化」している発想だ。
マネージャとして何をすべきか、目的から逆算して管理手法を考えていくべきである。
さて、営業日報や週報ではなく、時系列で営業活動が「見える化」するエクセルシート（１０種類）を、メルマガに登録した方に無料でプレゼントしています。
2008年10月21日
【案件型セールス向け 営業管理シート】 ……選択と集中すべき案件がビジュアル的にひと目でわかる！第2弾 （エクセル）
以前、紹介した★ 【案件型セールス向け 営業管理シート】 ……選択と集中すべき案件がビジュアル的にひと目でわかる！の別バージョン。
第１弾では、商談の規模を３種類の円で表現したが、こちらはセル内に埋め込まれたグラフ（？）で表現した。
こちらには以下３点のメリットがある。
● 円をコピーアンドペーストする手間が必要ない
● 顧客／商談の種類、予算／決裁者の把握有無……等の観点でソートが可能
● 顧客／商談の種類、予算／決裁者の把握有無……等の観点で絞込みが可能
やはり手間がかからないので、こちらのほうが現実的かもしれない。しかし時期によって規模の大きな案件が集中しているのかどうか、という検証はしにくい。
案件型セールスで重要なことは、期の予算達成を目指しながら、同時に「受注の平準化」を試みなければならない点である。その点については、このシート事例ではぱっと見てわかりづらいかもしれない。
【商談の売上規模をビジュアル的に表現した営業管理シート】
【”|”の文字をセルの中に売上数分、埋め込んでグラフを表現した】
IDEA*IDEAの有名記事「Excelでウルトラシンプルなグラフを作成する方法」を参考に作成した。
今後いろいろな応用ができそうであるため、別バージョンも紹介していきたい。
2008年09月30日
【交差（交叉）比率分析シート】 ……粗利と回転率で販売効率を分析する （エクセル）
「交差（交叉）比率」とは、商品の販売効率を示す指標のことである。次式で表される。
■ 交差（交叉）比率 ＝ 粗利益率 × 商品回転率
もしくは、
■ 交差（交叉）比率 ＝ 売上総利益率（粗利益率） × 棚卸資産回転率
【商品ごとに販売効率を分析するシートの事例】
商品の利益率を上げれば大量に販売することが困難になり、通常は商品回転率が下がると考えられる。
いっぽう商品回転率を上げようとすれば、安売りに走る傾向があり、利益率が下がると考えられる。
商品は利益率が高ければいいというものではない。回転率も重要な要素である。そういう意味で、交差比率は、どの商品が売上総利益にもっとも貢献しているかを見る大切な指標である。
今回紹介するシートは、商品ごとに利益率と回転率を求め、どの商品が「売れ筋商品」なのか「死に筋商品」なのかをデータで判断し、販売効率を分析するためのシートである。
利益率と回転率で判断していくだけであるので、シンプルであるし、意外な発見もある。
営業はこれらの分析データに基づき、販売効率を高めていく努力が求められる。
運用のポイントとしては、毎月１回データを指定の場所に貼り付けるだけ。商品体系を４通りに分類しビジュアル的に表現する。
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――
●交差比率 ：高 → 「高収益商品」「厚利多売」
※ 価格が高くても売れているため、現状維持。売上が鈍ってきたら、値下げして薄利多売商品へ移行し、価格よりも回転で勝負することを検討する
●交差比率 ：中 → 「売れ筋商品」「薄利多売」
※ 価格を引き上げられないので、商品回転率が落ちないように、回転率の管理を強化し、現状維持を目指す。
●交差比率 ：中 → 「新規商品」「厚利少売」
※ 高くても買うような商品であれば、価格を維持して回転率を上げる厚利多売へと育てる。
高価格での売上ができない場合は、薄利多売へと移行し、値下げをする代わりに回転率を上げ、トータルへの利益を高める。
●交差比率 ：低 → 「死に筋商品」「薄利少売」
※ この商品での顧客とのつながりを利用して他の商品を育て上げるなど、戦略的な意図がなければ撤退を検討する。
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――
2008年08月08日
【営業工程管理シート（ガントチャート）】 ……受注前はもちろんのこと、受注後の工程もビジュアル的にプロセス管理できる （エクセル）
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★営業工程管理シート（ガントチャート）
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住宅営業や情報システム開発など、商談の長い案件型の営業プロセスを管理するシート。
受注したあとの工程も営業は把握しておく必要があるため、最初のアプローチから見積り、受注、納品、保守／メンテナンスまでの流れがひと目でわかるように設計した。
最初に各工程ごとの基準日数を決めておき、実際の活動の流れとどれぐらい乖離しているのかがモニタリングできる。
もちろんお客様のあることなので、基準日数どおりに商談は流れないだろう。
しかし機会損失を防ぐうえでも、営業がどのタイミングどのような活動をしていなければならないかの目安をつかむことはできる。
「★ 【ホームページ連携 営業管理シート】 ……ホームページから問合せがあった後は最優先で営業プロセス管理すべき！」と連携させることにより、ホームページから集客した顧客がどのようにフォローされたのか、かなり仔細にウォッチしていくことができる。
【計画通りに営業プロセスが進行したケース】
【途中で営業プロセスが省略されたケース】
【遅れながらも、プロセスを踏みながら進行しているケース】
【商談の途中で頓挫してしまったケース、もしくはフォロー漏れのまま放置されているケース】
繰り返しになるが、案件型の営業スタイルの場合、いかに受注率を上げるかよりも、いかに機会損失（チャンスロス）をなくすかに着目してモニタリングすべきである。
そのため、ヴィジュアル的にどこの工程（プロセス）で流れが止まっているか、時間がかかっているかを見えるようにすることは重要である。
このデータを残しておけば、お客ごと、案件の種類ごとに商談の特性を掴むことができる。
→ ＰＤＦファイルをダウンロード
2008年06月05日
【顧客情報（名刺情報）管理シート】 ……顧客情報は会社の資産！ 手書きで簡単に顧客情報をファイリングできるシートの紹介 （エクセル）
営業活動の基本は、「お客様を知ること」――。
とは、よく言われることである。
しかしその情報は営業担当者の頭の中にしか入っていないことが普通だ。
受発注などで利用する基幹システムに顧客データベースが構築されているケースは多いが、営業活動とリンクさせて活用している企業は少ない。
大企業であろうと、中小企業であろうと同じである。
顧客データベースを日々正しくメンテナンスし、新鮮に保たせることは並大抵のことではない。
確かに、写真のようにエクセルで作成した顧客管理シートをファイリングするやり方は、いかにも古典的だ。
今の時代にそぐわないかもしれない。
しかし情報システム化したからといって、顧客情報が正しく更新されていくかというと案外にそうではない。なぜなら面倒なのはどちらもそう変わらないからだ。
結局どんな仕組みであろうが、これまで書いてきたように運用されなければ意味がないのである。
情報システムだと面倒だが、紙に書く場合だと「サッと取り出してサッと記入できるからいい」という人も多い。
もちろんデータの整理や探索には、まったく不向きである。
しかしやらないよりは、やったほうがいい。
会社の文化と、資金とスピードを考え、運用できるところからはじめてみてはいかがだろうか。
このような古典的なシートで顧客を管理し、信用力を勝ち取っている企業はいくらでもあるのだから。
くどいようだが、重要なのは運用しつづけることである。
町医者が書く「カルテ」のように、日々こつこつと書いていく文化を組織のなかで根付かせることができれば、将来的に情報システム化を真剣に考えてもよいと思う。
ちなみにご利用になるファイルで、私がお勧めするのは、セキセイのクリップインファイル（ダブル）である。
ひとつのファイルに、クリップできるところが二箇所あるのがポイントだ。
このファイルに「企業情報」「名刺情報」「商談情報」の各シートを挟んでいく。
写真のように、名刺情報には直接名刺をノリで貼り付ける。ハンドメイド感覚なので、作りこんでいくと味わい深くなっていく。（笑）
穴をあける必要がないので、手軽でいい。
【顧客情報シートの事例】
【名刺情報シートの事例】
【商談情報シートの事例】
シート自体に、それほど工夫はない。
それよりも、「営業が続けられる」手段を見つけることが何より大切である。
2008年05月10日
【ホームページ連携 営業管理シート】 ……ホームページから問合せがあった後は最優先で営業プロセス管理すべき！ （エクセル）
今さら説明するまでもなくホームページは見込み客発掘のための非常に有効なツールである。
【ホームページから問合せがあったもののみを管理するシート】
→ 本シートは、営業セミナー 「ＢtoＢ営業には欠かせない！ ホームページとエクセルを活用した新しい営業スタイルとは （大阪）」で紹介する予定です。
ホームページから「資料請求」、「お問合せ」、「個別相談」をする顧客は、展示会等の販促イベントで何となくアンケートを記入した方々とは異なり、事前に必要な情報を収集し、それらを整理し、比較したうえで行動している場合が多い。
そのため、ホームページからやってきた見込み客は一般的に確度が高いといえる。
したがってこれらの見込み客を迅速に、的確にフォローすることが営業活動としてきわめて重要となる。戦略的な意味合いでホームページを構築した企業であれば当然である。
ところが、これがおざなりになることが非常に多い。
というより多くのケースがそうではないだろうか。せっかくＳＥＯ対策やネット広告を駆使してホームページを多くの人に閲覧してもらえるようにし、アクセサビリティを改善して多くの問い合わせを促しても、営業担当者が放置していてはまったく意味がない。
これはホームページを運営している企画部と、営業部との連携がしっかりととられていないからである。
効果的なホームページを開設すれば確実に受注が増えると夢見てリニューアルする経営者も多いであろうが、戦略的なホームページこそ社内の情報連携が重要なのである。
そこで今回紹介するのは、「ホームページ連携 営業管理シート」である。
【問合せから実際に営業開始た後の期間と、放置している期間の表現サンプル】
ホームページから問合せがあった見込み客に、営業がどのようにアプローチしたのか。その後どのようなフォローをしているのかが一枚のエクセルシートで見て取れるように設計した。
主に工夫した点は以下の５つである。
１．問合せ受付日から最新活動日、次回活動予定日を時系列にマッピングし、フォローが漏れていないか、営業フォローに時間がかかり過ぎていないかを視覚的にチェックできるようにした。
２．次回活動予定日から過ぎている場合は、フォロー漏れ日数を計算してアラーム表示する。これにより停滞案件が一目でわかるようにした。
３．営業プロセスごとにソートすることにより、問い合わせがあったにもかかわらずノーリアクションの営業担当者をすぐに発見できる。
４．プロモーション活動の時期も併記することにより、どのプロモーションによってホームページからの問い合わせが増え、かつ営業活動へとつなげられたか、その効果を測定することができる。
５．ホームページによって開拓された案件でどれぐらい成約できたのか、金額をグラフでわかりやすく表現した。
【問合せ件数と売上実績のグラフ】
通常、営業にはそれぞれ担当の得意先がある。
ゆえにどうしても得意先からの仕事を優先し、ホームページからやってきた見込み客を後回しにしてしまう傾向がある。
海のものとも山のものともわからない相手だから、心理的に億劫になってしまうのだ。
これを抑制するためには、写真のようなエクセル一枚を作成し、案件ごとの進捗状況と、最新活動日／次回活動予定日を自己申告してもらうことである。確実に運用することでチャンスロスを防ぐことができる。
なお、活動内容まで報告させる必要はない。
実行日と予定日だけでよいと思われる。
あまり多くのことをさせようとすると、必ず長続きしないからである。
→ ＰＤＦファイルをダウンロード
2008年04月28日
【商社向け 得意先別売上推移シート】 ……得意先ごと・仕入先ごとの取引額推移を3年単位で「見える化」する （エクセル）
得意先ごとの売上データ（３年分）の推移をグラフ化した表である。
顧客コード欄にコードを入力するだけで、その得意先の売上推移３年分、そして今年に入ってからの推移を仕入先ごとに色分けして表示するよう設計した。
【事例１】
【事例２】
この表から理解できることは、
・得意先の売上推移
・どのメーカーからの仕入れが多いか
・仕入れ先ごとの季節変動
……である。
受発注システムから特定のシートにデータを貼り付けるだけで、この表は完成する。
さすがにこういったエクセルシートは汎用性が低く、データを公開しても少しのカスタマイズで適用させることは難しい。
企業によって、かなりデータの持ち方が異なるからだ。
また、商社でなければ仕入先を意識する必要がないため、もっと簡単に作成できるであろう。
ただ、ここで伝えたいのは以下の３点である。
・ターゲット顧客を見つけるうえで、３年程度の売上推移を見る必要があること
・情報システム化に頼ることなく、エクセルだけでも工夫次第で顧客・売上分析は可能であること
・受発注システムとの自動連携などせず、人の手によってデータを移し返すという発想もあるということ
・そのためには入力ミスを防ぐための仕掛け（データ並び順の統一、分析のシンプル化）を心がけること
定期的にこのシートを見て社内でレビューし、どの得意先を攻めるべきかを戦略的に決定していく。ルートセールスの営業戦略を立てるうえで「選択と集中」は不可欠である。
くどいようだが、これぐらいの分析であればエクセルの標準機能で簡単にできるので、今後もクライアント向けに作成したマーケティング資料を紹介していきたい。
【受発注システムから抽出したデータを貼り付けるシート事例 ……顧客の数分、行を用意する必要がある】
2008年04月23日
【多機能 営業日報／週報】 ……顧客・商談・テーマ・日付ごとに検索／絞り込みが可能な日報 （エクセル）
ほとんどの企業の営業は「日報」もしくは「週報」なるものを書いている。
営業は日報を書いても、営業活動が最適化することはなく、マネージャーは日報を読んでも的確なマネージメントをすることは難しい。多くの企業で営業日報に関する不満を抱えながらも、この慣習を続ける理由を、私は多くの経営者や営業にヒアリングしてこう受け止めている。
営業は報告することによって、マネージャーは日報を読んで気づいたことをフィードバックすることによって、お互いに「報・連・相」している気になるからだ。
「★ ４．営業マネジメントは「運用」がすべて」で、日報は非常にマネージメントしづらいツールであることはすでに書いた。
点で捉えたデータを線として繋げたり、面として広げることが困難だからだ。
毎回セミナーで紹介している「予材管理表」のシートのように、
■ 業績管理資料（営業部全体）
■ 予材管理表（個人）
■ 商談シート（予材ごと）
の３種類のエクセルシートを準備してもらい、日付で絞り込んで自動的に日報や週報を生成させれば、きわめて簡単だ。
しかし面倒であれば、今回紹介するような単純なエクセルシートでもいい。
・検索
・並べ替え
・絞込み
ができるようにすることである。
【多機能日報・週報 ……リスト機能を活用し、日付や顧客名、キーマン、商品などで検索・抽出ができる】
今回紹介するシートは、リスト機能を利用して項目ごとに上記の作業ができるようにしただけである。これに毎日、活動１件に対し、１行追記していく。１日に１０件報告すべき活動があれば１０件書き、それをずーっと残していく。
決して上書きをしたり、削除しないことがルールだ。
項目は：
・重要フラグ
・受注確度
・活動日
・予材名（案件名）
・顧客名
・詳細内容
ぐらいで十分。
マネージャに提出するときは日付で絞り込む。
受け取ったマネージャーが読むときは「重要フラグ」にチェックが入ったものだけに絞り込み、気になる顧客・案件があれば、日付の絞込みを解除し、これまで書かれたすべての情報を表示させてから再び、顧客や案件名で絞り込む。
これによって、商談や顧客を時系列で管理することができる。
営業のセルフマネージメントにも役立つ。
「詳細内容」を自由記述にし、テーマやキーマンの名前を書書かせることにより、後で検索オプションを使って探すことができる。
【毎日追記していくため、どんどん行は増えていく】
毎日、数行は追記していくことになるため、絞込み・検索が必要になる。
そこで……
【エクセルの検索オプションを使えば、自由記述の内容から特定の語彙を抽出することも可能】
他にも面談者やテーマ、方針、商品名……等、いろいろと項目を増やしてもいいが、あまりに増やしすぎると営業の心理的負担も増加する。長続きしない原因になるため、ここはシンプルにしておくことをお勧めする。
非常に単純な仕組みであり、高度なエクセルの機能も活用することなく、営業はただ行を増やして追記を続ければいいという、運営ルールもシンプルでわかりやすい。
マネージャーとしては少し物足りないかもしれないが、グループウェアやメール、時系列で並べられないワード等で日報を報告してもらうよりは、問題解決能力のある日報・週報である。
→ ＰＤＦファイルをダウンロード （事例１）
2008年04月20日
【営業活動分析シート】 ……営業生産性アップ・効率化のための業務分析とモニタリングについて （エクセル）
今どき営業の活動時間を分析せずに放置している会社のほうが珍しくなってきた。
それほど経営者というのは、営業が日頃どこで何をしているのか、デスクにいたとしてもどのようなことに何時間費やしているのか気になるものだ。
特に計画通りに物事が進まない場合、矢面に立たされるのは「営業の非効率性」である。
【営業活動分析シート】
【営業活動分析シート（活動の分類）】
私どもも、クライアントの営業活動を棚卸しするうえで時間分析を行う。
こちらに掲載したエクセルシートには取り立てて特徴はないと思われる。業務の種類や顧客の区分ごとに色分けされたり、グラフで定量表現されたりして、ヴィジュアル表現にこだわったが、実際にはそれほど凝る必要はない。
ただ、ルールは決めておくべきだ。あとで集計する際に分類の深さが人によって異なると、
「これは私にとって営業活動と捉えています」
「いや、こんなもの単純な社内作業だろう」
……等と、意見の食い違いがあとで発生する。
手書きでもいいから、以下の項目ごとに活動分析を行う。
● 顧客 （支店や営業所単位で巡回している場合は細かく）
● 商談の種類 （分類できない場合はなし）
● 業務の種類 （例：電話アポ／カタログ紹介／見積り作成／プレゼン／搬入／集金……）
● 社内作業の種類 （例：会議／会議資料作成／勉強会／委員会活動……）
● 折衝時間 （待っている時間は含めない）
● 移動時間
● 不明時間 （必ず不明な時間はあるはずだ）
そして重要なことは３種類である。
■ 顧客への折衝頻度 （時間ではない。回数とインターバル。顧客の重要度も加味する）
■ 顧客（商談）にかかわる社内作業 （社内打合せや資料作り）
■ 上記以外の時間 （営業以外の社内作業等）
顧客への折衝時間を集計して多い・少ないで判断してはならない。 こういう文化が根付くと、報告時間を水増ししたり、「時間かければいいんだろ、時間を」という発想になってしまう。
【営業活動分析シート（グラフ）】
改善のポイントは、運用である。
多くの企業では、このような分析をした後、営業マネージャをはじめとした管理者を呼び出し、改善要望を出すだけで終わらせてしまうが、これだけで改善されることはまずない。なぜなら現場は分析されなくとも、ほとんどのケース、実態を把握しているからだ。
「はいはい、わかってますよ」
……と思われるのがオチである。
「★ ４．営業マネジメントは「運用」がすべて」でも書いたとおり、営業改革で最も重要なことはモニタリングである。どんなに精緻な分析をしても、定期的にモニタリングして改善していかなければ意味がない。
悪いところを「見える化」し、指し示すことによって現場が自発的に最適化していくと考えたら大間違いである。
分析を目的にしてはならない。
重要顧客（商談）へのフォロー、月間テーマの促進に十分な時間が費やされるまで、「業務時間と役割の再分配」が徹底されているかモニタリングし続けるべきだ。
※キーワードは、「……しなさい」ではなく、「……はしないように」という【Ｎｏｔ Ｔｏ Ｄｏ】を管理者が明確に指示することである。「できる限りこのカテゴリーの顧客へのフォローに時間をかけないように」と指示しても、営業は勝手に出かけていってしまう。
「私にとってどのお客様も大切なお客様ですから」と、どの営業だって考えている。
● 無駄な業務はしない（※）
● 他に任せられる仕事は任せる
● いかにすれば時間短縮できるか考える → 例：情報共有／マニュアル化
営業はすぐに「人が足りない」を口にするが、上記事項をすべて遂行してから人員増加に踏み切るべきである。
2008年03月24日
【営業部全体の業績管理表】 ……営業予算を達成させるために何が不足しているのかビジュアル的にひと目でわかる！ （エクセル）
営業予算を達成させるために目標の２倍の営業材料（予材）を仕込み、その行動プロセスを管理することを「予材管理」と我々は呼んでいる。
「予実管理」と異なり、「予材管理」は予算を達成させるための材料を定量的に表現させ、その行動プロセスを管理していくので、営業の行動がどのような数字に結びついているかが測定しやすくなる。
たとえば下記の売上管理表は、一見するとただ達成率の悪い部分が赤くなるだけのように見える。しかし実は中央右の棒グラフが営業グループごとの「予材」を示しており、数字を作る営業材料がグループごとにどれぐらい仕込まれているかの指標として示されている。
2006年には非常に少なかったこの「予材」が、2007年、2008年と進むにつれ、予材が増え、後からついてくるように業績も改善しつつある。このことを確認していただきたい。
【2006年度の売上管理表】
【2007年度の売上管理表】
【2008年度の売上管理表】
営業組織全体でどのような顧客・商材・プロモーションに取り組んでいるのか、その行動指針とともに、予算に対してそれらの予材が十分に仕込まれているのか、すべて「見える化」できることが大切である。
特に経営者は、予算と実績の対比を眺めていても今後の経営判断はしづらい。
営業の活動を逐一チェックするのではなく、予算に対してどのような活動が仕込まれているのかをリアルタイムに掴んでおくことは、経営をナビゲーションするうえで非常に重要な要素である。
それを一枚のエクセルシートで実現するのであるから、是非試していただきたい。
→ 営業管理シート（ダウンロード）
→ ＰＤＦファイルをダウンロード
2007年06月12日
【新規事業開発・新規開拓向け 営業管理シート】 ……経費と予想売上との差異を数値管理し、どこが損益分岐点なのかをグラフで表現した （エクセル）
今回紹介するのは、新規事業開発の部署のために作成した管理シートである。
これは社内で新規事業を立ち上げた事業責任者、もしくはベンチャー企業を立ち上げた経営者向けのマネジメント資料である。
予算が曖昧になりがちな部署であるため、意図的に数字を意識して自己管理する必要があると考えた。
計画している案件、仕掛かっている案件が、どの時期にどのような額を生み出せるのか。
夢と希望をたっぷり込めて、書けるだけ書くためのシートである。
ただそのために、経費と予想売上との差異を数値管理できるようにし、どこが損益分岐点なのかがグラフ上でわかるように設計した。
2007年05月30日
【営業スキルアップ管理シート】 ……営業予算を達成できない営業担当者に対し、どこに問題があるのか、営業材料、折衝回数、成約率、販促ツール等の視点で分析し、活動計画をたてる （エクセル）
これは、なかなか目標予算を達成できない営業担当者に対して、もっと細かくプロセス管理するために作り出したエクセルシートである。
非常に凝った内容になっており、3ヶ月とか半年とか、期限を決めて取り組むことをおススメする。
下の写真は「予材管理」の概念に当てはめ、営業個人個人に何が足りないのかを数値化するシートである。
・選択している商材の付加価値
・1日の顧客折衝回数
・成約までに要した顧客折衝回数
・直近1ヵ月の成約率
……これらのデータをもとに、以下のような阻害要因をあぶりだす。
・顧客折衝回数が増えない理由は何か？ → 営業外作業が多い？
・成約までに時間がかかるのはなぜか？ → 効果的な販促ツールがない？
・成約率が低いのはなぜか？ → そもそも商材に魅力がない？
これらの原因を突き止めて、どのように問題を解消していくのかを計画的に管理していくのが下のシートである。
写真ではわかりづらいだろうが、すべての施策が時系列に進捗管理できるように設計している。
これも営業担当者の負担を軽くするため、印刷したシートを手で書き込めるようにした。
オフィスの壁などに貼り付けて、皆に見えるようにすると、さらに効果的である。
2007年05月30日
【ルートセールス向け 営業管理シート】 ……営業予算を達成させるために、営業個人がどの程度発想し、行動に移しているかをビジュアル的に表現した！ （エクセル）
ルートセールス用の営業マネジメント資料をご紹介する。
★消費材メーカー用 営業マネジメント資料で紹介したエクセル表と似ているが、私どもが考案した「予材管理」のコンセプトに沿ったツールであり、発想が異なる。
予材管理については、アタックス・ビジネス・カレッジ「エクセルでできる『営業活動の見える化』」やパートナー企業との共催セミナーなどで随時紹介しており、ここでは割愛するが、要するに目標予算を達成させるために創造力を鍛えるツールと書けばわかりやすい。
（いずれ、そのコンセプトについてはブログにも記述する）
本マネジメント資料も、下記のポイントが「パッと見て」わかるように配色を考え、表やグラフを設計している。
・顧客に対する活動方針と数値目標
・目標に対する予材（営業材料）の規模
・半年間の売上実績、目標に対する達成率
・活動目標どおりにできていない場合のアラーム 等
こちらの記事に書いたとおり、手段と数値目標（営業利益など）とが因果関係で結ばれていなければならない。
であるから、上図のマネジメント資料で記された個人の売上データは、下図の営業部全体の売上データと完全にリンクするよう設計している。（エクセルデータが自動的にリンクしている）
営業トップや社長が目を通す資料とスムーズに連携しているため、目指すべき方向性がぶれない。
ここが重要なポイントである。
得意先がだいたい決まっているルートセールスでは、目標を達成させるための計画と活動が曖昧になりがちだ。
そこをどのようにシンプルに「見える化」するかは難しいが、我々の腕の見せどころでもある。
2007年05月30日
【消費材メーカー向け 営業管理シート】 ……営業担当者一人で多くの売り場を受け持っている場合に、活動内容と量とを「見える化」し、ビジュアル的に問題点を洗い出す！ （エクセル）
これは、ある有名消費財メーカーのマネジメントツール用に作成したエクセル資料である。
営業担当者の動きを整理すると――。
１人が２０から５０店舗を受け持ち、巡回して「売場開発、ポップ設置、新商品PR、キーマンとの人間関係構築……等」の活動を行う。
そして支援に入る前のマネジメントの状態は以下のようであった――。
マネージャは完全に営業個人に仕事を任せており、どこの店舗にどのような販促をかけ、キャンペーンの案内をしているのか、フェース管理、サンプル品配布、ポップの設置……等が適切に行われているか等はまったく把握していない。
そこで、営業一人一人が、どの顧客に対してどのような活動方針を立て、実際にどのような活動をし、その活動が「売上」「利益」にどのような影響を与えたのかがエクセル一枚でわかるようにする。
このコンセプトにのっとって作った資料がこれである。
写真ではわかりづらいだろうが、下記のポイントが「パッと見て」わかるように配色を考え、表やグラフを設計した。
・顧客の属性
・顧客に対する活動方針と数値目標
・顧客クラス（ABC）ごとの売上構成
・半年間の売上実績、目標に対する達成率
・実際に活動した内容 （顧客が多いので３種類のみに絞り込んだ）
・テーマどおりの活動をしていない場合のアラーム
上図のエクセル資料の一部をクリックすると、このように1月間のスケジュールと実施活動結果を入力できるスペースが登場する。
活動内容は「１」「２」「３」の数字のみを記入。
できるかぎり営業担当者に負担をかけないよう工夫した。
そのかわり入力すると色が変わるので、どのクラスの顧客どのような活動をしているか（していないか）が一目でわかる。
テーマどおりに活動をしていないと、指標を計算してアラーム（セルが朱色や橙色に変化する）が出る機能も搭載した。
しょせんエクセルなので子供だましのようなことしかできない。が、このシンプルな管理ツールをもって毎週会議をすれば、「運用」で苦労することはない。
このクライアントでは何をやっても長続きしなかったそうだが、売上実績表に直結するエクセル一枚の管理ツールにしたところ、継続して運用ができるようになり、営業担当者の動きを適切に把握することが可能となった。
重要なのは、あまり盛り込みすぎないことである。
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