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2009年10月24日
営業の効率をアップする「営業会議の進め方」「会議資料の作り方」

　
　
１．変化に対応するための「モニタリング」

サブプライム問題や原油価格の高騰、そして円高…。昨今の外部環境の変化は非常に激しく、著しく業績を悪化させている企業や、ビジネスモデルの変革を迫られている企業が後を絶ちません。
　
このような外的変化に対応するためには、正しいデータを収集し、定期的にモニタリングする体制と仕組みづくりが必要でしょう。
　
特に業績の先行きが不透明な企業は、常にお客様と接し、外部環境と触れている営業とのコミュニケーション頻度を上げるべきです。
　
実際に、モニタリング・会議改革を重要視している経営者は多く、「会議の進め方」に関するセミナーの受講者数も近年増加傾向にあります。そうした受講者の多くから挙げられる、現状の会議の問題点は次の３つです。
　
　
【会議の代表的な問題点】
　
■ 会議の目的がはっきりしない。
■ 会議が報告で終わっている。
■ ネクストアクションが決まらない。
　
　
要するに、目的も決めずに会議を始めて、何となく終了してしまうということだと思います。
　
確かに、これでは主催者側も参加者側もストレスがたまります。それではどのような会議を実施すれば、高い効果が生まれるのでしょうか。
　
今回は、「営業予算達成に向けた進捗会議」に特化して、「正しい会議の進め方」を考えていきたいと思います。
　
　　
　
【参考記事】 → ★「良い営業会議、悪い営業会議」
　
　

　　
　
　
２．「会議を考える」うえで押さえておくべきポイント
　
会議を考えるうえで押さえておくべきポイントが２点あります。それは、「１．日本人は議論・討議が苦手」という点と、「２．頻度が少なすぎると機能しない」という点です。
　
日本人は議論が苦手と言われています。欧米人と異なり、上下関係を意識する人が多く、「和」を尊ぶ気質であるため、自発的に面と向かって「思い」を話すことに不慣れな傾向があります。
　
指名されれば意見を出すでしょうが、「何か意見がある人？」と聞いてもなかなか手を挙げる人は出てきません。 → アンカリング効果が働いているため
　
これは大企業でも中小企業でも同じことです。ですから、目標に対する進捗状況の確認（モニタリング）を目的とする会議の中では、意見交換・情報共有で時間を費やすのはできる限り避けたほうがよいでしょう。
　
日本人は効率よく議論をするのは苦手、ということを先ず前提におくべきです。
　
また、営業は「言い訳のプロフェッショナル」という側面がありますので、口頭で発言させると長くなります。
　
こうした言い訳をその場で聞いていると、途中で聞くに堪えない話になるばかりでなく、重要なことを追求する時間を失うという問題点もありますので、会議の参加者には口頭ではなく「事前に資料に書かせる」ということを重視しましょう。
　
また、どうしても意見交換をしたいというのであれば、「モニタリング」の機能と切り分け、別の時間を確保して会議を開催したほうがよいでしょう。
　
「せっかく集まったのだから皆の意見を聞きたい」という意識は捨てたほうが懸命です。
　
　
また、冒頭に記したとおり、激しい外部環境の変化に柔軟に対応していくためには、月に一回、ましてや半期に一回などという回数では正しいモニタリングをすることは困難です。
　
従って、モニタリング目的（サボらないようにするための「監視」目的ではありません）の会議は頻度を上げる必要があります。
　
しかし、頻度を上げると会議に時間を奪われ、生産性が下がるという声が上がってくるかも知れません。
　
そのため、きちんと手順を決め、一回の会議に費やす時間をできる限り短くする必要があります。
　
短い時間でシンプルに会議を進めるためには、効果的な会議資料を使うことをお勧めします。
　
（効果的な会議資料とは、モニタリングすべき定量目標と実績との対比、原因と対策がひと目でわかるような資料です。枚数は１枚から２枚にまとめるべきでしょう）
　
　
【参考記事】 → 営業管理ツール【サンプル集】
　
　
３．まとめ（正しい営業会議の運営方針例）
　
最後に、シンプルで効果的な営業会議を行うための運営方針（例）を以下に記します。
　
　
【営業会議の運営方針例】
　
　・ 会議資料の事前配布（進行役）
　・ 会議資料の事前理解（参加者）
　・ ５分前集合
　・ 会議中の電話呼び出し、携帯電話利用禁止
　・ 会議手順通りの進行
　・ 終了前のコミットメント（約束事項）リストの確認
　・ 目的が達成された時点で終了
　・ １時間以上の会議は総務部長へ事前承認　
　
　
【解説】
　・ 会議資料の事前配布（進行役）
　　…… 会議がはじまってから手渡されてもきちんと目を通すことができないため
　・ 会議資料の事前理解（参加者）
　　…… 同上
　・ ５分前集合
　　…… シンプルにするための鉄則
　・ 会議中の電話呼び出し、携帯電話利用禁止
　　…… よほど緊急でない限り、３０分、１時間程度は我慢してもらう
　・ 会議手順通りの進行
　　…… 議題から脱線させないため
　・ 終了前のコミットメント（約束事項）の確認
　　…… 会議で決定したコミットメントを曖昧にしない
　　　　 曖昧にしておくと、次回会議で前回確認したことを思い出すのに時間を費やしてしまう
　・ 目的が達成された時点で終了
　　…… 予定時間分きっちりやるべきではない。参加者のモチベーションを下げるだけ
　・ １時間以上の会議は総務部長へ事前承認　
　　…… モニタリング目的であれば、１時間を超えることはまずない
　　　　 １時間以上の会議を安易に設定させないよう歯止めをかける
　
　
【その他の裏技】
　
　● 社内会議用の会議室を設置しない（もしくは少なくする）
　● 会議室を快適にしない（椅子・空調・照明）
　● 会議を立って実施する　（例：株式会社はてな）
　● ブレーンストーミング目的の場合はホテル等、非日常的空間で
　● 会議スケジューリングは１時間単位に
　● タイマーを利用し、発言時間を区切る
　● コーヒー／お茶を出さない
　● 禁煙
　
　
私は３０分で終了することを強くお勧めします。
　
「１時間」を目安にすると時間の感覚がわかりづらいですが、「３０分」を目安にすると、誰もが無駄なことに時間を費やせないという緊張感を抱きます。
　
さらに「会議５分遅刻常習犯」も激減します。
　
どんなに素晴らしい計画や戦略があっても、モニタリングを軽視すれば企業体力は落ちていきます。
　
決めるべきことも決めず、何事も先延ばしにしていけば、外的変化に対してドンドンと鈍感になっていきます。
　
こうした認識の下、まずは日ごろの会議改革からはじめてみてはいかがでしょうか。
　
　
【参考記事】 → ★「良い営業会議、悪い営業会議」