★業務報告書（レポート）の書き方　……文章の中の「漢字の量」と「読みやすさ」のバランス

中堅・中小企業の皆様に組織営業力をアップさせるノウハウや仕組みづくりのご支援をしています。

2009年10月12日
★業務報告書（レポート）の書き方　……文章の中の「漢字の量」と「読みやすさ」のバランス

　
　
★業務報告書（レポート）の書き方　……文章の中の「漢字の量」と「読みやすさ」のバランス
　
　　
　
営業日報／週報、業務報告書、レポート、メール、ブログ……
　
ビジネスにおいて文章を書く機会は多い。
　
しかしながらパソコンの日本語変換機能にまかせて漢字を変換しつづけていると、漢字の量が多くなり、読みにくい文章になるケースがある。　
　
ビジネスの場合、文章を書くことが目的ではなく、相手にこちらの考えや思いを伝えることが目的である。
　
（文章を書くことが目的である場合は、即刻そんな仕事はやめよう！　特に書くことが目的になっている日報・報告書の類は無意味である！）
　　
　
そこで、今回は「漢字の量」と「文章の読みやすさ」について考えてみる。
　
たとえば業務報告書の中で、以下のような文章を書いたとする。　
　
　
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――
　
　１．Ａ社にしばらく訪問することができず、もったいないことをしました。
　
　２．Ａ社に暫く訪問する事が出来ず、勿体無い事をしました。
　
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――
　
　
いかがだろうか。
　
断然、「１」のほうが読みやすい。
　
仮名ばかりの文章だと幼稚さが目立つかもしれないが、あまりに漢字が多い人は一度、マイクロソフトのＷｏｒｄにある、「読みやすさのレベルを表示する機能」を使ってチェックしてみてはいかがだろうか。
　
※ 他にもＴｅｒａＰａｄやＷｚＥｄｉｔｏｒなどの有名なテキストエディターにも漢字の量を分析する機能は搭載されている。　
　
　
　
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――

【Ｗｏｒｄのヘルプ機能より】
　
１．[ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[スペルチェックと文章校正] タブをクリックします。

２．[メニュー、ツールバーから文章校正を行う] チェックボックスをオンにします。

３．[文書の読みやすさを評価する] チェックボックスをオンにし、[OK] をクリックします。

４．[標準] ツールバー (ツールバー : コマンドを実行するのに使用するボタンやオプションを含むバー。ツールバーを表示するには、[ユーザー設定] ダイアログボックス ([ツール] メニューの [ユーザー設定] をクリックして､[ツールバー] タブをクリックします) を使用します。)の (スペルチェックと文章校正) をクリックします。

５．スペルチェックと文章校正が終了すると、文書の読みやすさのレベルが表示されます。

―――――――――――――――――――――――――――――――――――――
　
　

【作文技術を学ぶならまずはコレ！　新装版日本語の作文技術　本多勝一著】
　

　
　
　　
　
　
　
【参考記事】