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2009年09月15日
★ １６．テレビ会議システム／ＷＥＢ会議システムは本当に必要か？　……フリー・ＡＳＰの会議システム不要論

　
　
テレビ会議システム／ＷＥＢ会議システムは本当に必要か？
　　
テレビ会議システム、ＷＥＢ会議システム、電話会議システム……など、いろいろな会議システムが存在する。
　
会議システムは、出張費の削減や生産性をアップするツールとして、企業のコミュニケーションのあり方を強化するツールとして、これまでかなり浸透してきた。
　
しかし、本当にこの会議システムは必要なのだろうか？
　
というか、それ以上に、会議システムを導入することでよけいにコストアップに繋がることになっていないか？　今回はそのことについて書きたい。
　
　
　
　
そもそもＴＶ会議システム／ＷＥＢ会議システムの費用を、「価格．ｃｏｍ」で調べてみると……。
→ http://biz.kakaku.com/biz/prdlist/02004/009-010/　
　
やはりけっこう高い！　いくら出張費を削減できるからといって、全国に支店があり、頻繁に会議を実施している企業でない限り導入メリットはなさそうだ。
　
　
　
ここで視点を変えてみると、どうなるか？（リフレーミング）
　
「そもそも会議自体がどれぐらい必要なのだろうか？」
　
「本当に頻繁に会議をする必要があるのだろうか？」
　
まず、そういうことに目を向けて欲しい。
　
　
　

　
　
　
たとえば、会議資料を減らすためにグループウェアやＳＦＡ（営業支援システム）を導入する企業がある。
　
そのことと同じかというと、そうではない。
　
グループウェアやＳＦＡを導入することによって、情報の蓄積ができたり、蓄積されたデータをいろいろな角度で分析することによって経営判断できる好材料を引き出せたりする。
→ 「★ ＳＦＡ徹底比較！　……機能・価格・ベンダー・シェア・サポート・選定のポイントと事例」
　
ところがテレビ会議システム／ＷＥＢ会議システムは、人と人との距離を縮める以外にあまりメリットはない。
　
　
　
もっと厄介なのが、便利になったからといって、本来は不要な人まで会議に呼ばれることだ。
　
これはとんでもない話である。
　
便利になるのはいいが、大事なことを忘れてはならない。
　
「そもそもその会議はなぜ実施しているのか？」
　
「それぞれの会議の目的は何なのか？」
　
「運営方針は決まっているか？」
　
「本当に人の顔を見てリアルタイムにコミュニケーションをとらなければならないのか？」
　　
きちんと相手の顔を見て議論しなければならないのであれば、ちゃんと出張費を使って実際に会うことである。
　
会議システムで距離は近くなっても、実は心理的な距離はそれほど縮まることはない。
　
ましてや、報告・確認・情報共有のための会議は、まったく必要ない。
　
　
　
まずは毎回の会議のコストを算定し、最適化してから、会議システムの導入を考えてはいかがだろうか。
→ 会議費算定シートの紹介
　
やみくもに高額な会議システムを導入してしまうと、経費削減や業務改善どころか、コストアップと現場のモチベーション低下につながり、それこそ本末転倒である。
　
→ 【参考記事】良い営業会議、悪い営業会議
　
　
　
　
　
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