アタックス 営業ソリューション室 ブログ　アタックスグループ組織営業力アップ blog

2009年03月06日
★ 営業日報／週報の書き方 　商談報告書の書き方　その２……日報のフォーマットについて

今回は営業日報・週報のフォーマットについて述べる。
　
　
営業活動を正確に伝え、マネージャから的確なフィードバックを受けるために正しい営業日報を書くべきである。
　
前回は「★ 営業日報／週報の……文章の書き方について」で、「文章の書き方」について要点を整理した。しかしながら自由記述の日報形式だとマネージャが書いてほしい事柄が漏れてしまいがちだ。
　
　
それではどのようなフォーマットにすれば記入者を迷わせず、またマネージャにフィードバックさせやすい簡素な営業日報になるだろうか？　
　
答えは、「なるべく文章で書かせない」フォーマットを採用することである。では次に、営業日報・週報のフォーマット作りのポイントを３点挙げてみよう。
　
　　
　

　
　
　　
● マネージメントルールを統一し、報告すべき内容を書式に盛り込む
　
営業プロセスごとに報告すべき項目を整理し、その成果を選択肢として用意する。
　
「例：見積りの反応 → ○／△／×」
「例：失注理由 → 価格／納期／機能」
　
簡単のように思われるかもしれないが、実はそう簡単ではない。
　
しかしながら、もしこのことについて営業マネージャが頭を整理することができないのであれば、どんな局面でどのような行動をすべきかをマネージャ自身が意識できていないことを意味しているのではないか。
　
これでは部下がどんな営業日報を書いてもフィードバックできるはずがない。
　
このポイントは営業マネージメントのあり方を問うことに直結するため、マネージャは頭を整理するうえでも是非チャレンジしてほしい。
　
　
　
●「４Ｗ２Ｈ」ごとに記入欄を設ける
　
「誰が」「いつ」「どこへ」「何を」「いくら」「どのように」の視点で記入枠を設ける。
　
この中で最も重要なのは「いつ」である。
　
「いつ」何をしたのか、今後「いつまでに」何をするのかは明記させる。たとえ相手の反応待ちであったとしても期限を記す癖をつけたい。
　
（例：見積りの回答、アポ依頼の返信）
　
顧客サイドは常に「受動的」であるため、営業サイドは常に「能動的」でなければならない。
　
連絡がなければ「いつまでに」フォローするのかを宣言する。これを繰り返すことで主導権は営業サイドに移っていく。
　
　
　
● 記入欄は顧客単位・商談単位で
　
顧客・商談単位で過去の履歴を追ったり、将来の計画をたどったりできるようなフォーマットにすべきである。
　
１日の出来事をまとめて文章に書く営業日報は、捉えどころのない報告になりやすい。
　
そのため「日」や「週」単位でひとまとめに報告させるのではなく、顧客軸・商談軸でまとめられるように記入できるとよい。
　
　　
　
　　
【参考記事】 → 「★ 【多機能 営業日報・週報】　　……顧客・商談・テーマ・日付ごとに検索／絞り込みが可能な日報」　
　
　


　 　メルマガを登録された方には、右メニューの営業管理ツール（ＰＤＦ版）をすべてプレゼント！