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2008年04月20日
【営業活動分析シート】　　……営業生産性アップ・効率化のための業務分析とモニタリングについて　（エクセル）

　
　
今どき営業の活動時間を分析せずに放置している会社のほうが珍しくなってきた。
　
それほど経営者というのは、営業が日頃どこで何をしているのか、デスクにいたとしてもどのようなことに何時間費やしているのか気になるものだ。
　
特に計画通りに物事が進まない場合、矢面に立たされるのは「営業の非効率性」である。
　
　
　
【営業活動分析シート】　

　
　
　　
【営業活動分析シート（活動の分類）】　

　
　
　
私どもも、クライアントの営業活動を棚卸しするうえで時間分析を行う。
　
こちらに掲載したエクセルシートには取り立てて特徴はないと思われる。業務の種類や顧客の区分ごとに色分けされたり、グラフで定量表現されたりして、ヴィジュアル表現にこだわったが、実際にはそれほど凝る必要はない。
　　
ただ、ルールは決めておくべきだ。あとで集計する際に分類の深さが人によって異なると、
　
　「これは私にとって営業活動と捉えています」
　「いや、こんなもの単純な社内作業だろう」
　
……等と、意見の食い違いがあとで発生する。
　　
　
手書きでもいいから、以下の項目ごとに活動分析を行う。

　● 顧客　（支店や営業所単位で巡回している場合は細かく）
　● 商談の種類　（分類できない場合はなし）
　● 業務の種類　（例：電話アポ／カタログ紹介／見積り作成／プレゼン／搬入／集金……）
　● 社内作業の種類　（例：会議／会議資料作成／勉強会／委員会活動……）
　● 折衝時間　（待っている時間は含めない）
　● 移動時間
　● 不明時間　（必ず不明な時間はあるはずだ）
　
　
そして重要なことは３種類である。
　
　
　■ 顧客への折衝頻度　（時間ではない。回数とインターバル。顧客の重要度も加味する）
　■ 顧客（商談）にかかわる社内作業　（社内打合せや資料作り）
　■ 上記以外の時間　（営業以外の社内作業等）
　　
　
顧客への折衝時間を集計して多い・少ないで判断してはならない。　こういう文化が根付くと、報告時間を水増ししたり、「時間かければいいんだろ、時間を」という発想になってしまう。
　
　
　
【営業活動分析シート（グラフ）】　

　
　
　
改善のポイントは、運用である。
　
　
多くの企業では、このような分析をした後、営業マネージャをはじめとした管理者を呼び出し、改善要望を出すだけで終わらせてしまうが、これだけで改善されることはまずない。なぜなら現場は分析されなくとも、ほとんどのケース、実態を把握しているからだ。
　
「はいはい、わかってますよ」
　
……と思われるのがオチである。
　
　　
「★ ４．営業マネジメントは「運用」がすべて」でも書いたとおり、営業改革で最も重要なことはモニタリングである。どんなに精緻な分析をしても、定期的にモニタリングして改善していかなければ意味がない。
　
悪いところを「見える化」し、指し示すことによって現場が自発的に最適化していくと考えたら大間違いである。
　
分析を目的にしてはならない。
　
　
重要顧客（商談）へのフォロー、月間テーマの促進に十分な時間が費やされるまで、「業務時間と役割の再分配」が徹底されているかモニタリングし続けるべきだ。
　
　
※キーワードは、「……しなさい」ではなく、「……はしないように」という【Ｎｏｔ Ｔｏ Ｄｏ】を管理者が明確に指示することである。「できる限りこのカテゴリーの顧客へのフォローに時間をかけないように」と指示しても、営業は勝手に出かけていってしまう。
「私にとってどのお客様も大切なお客様ですから」と、どの営業だって考えている。
　
　
　● 無駄な業務はしない（※）
　● 他に任せられる仕事は任せる
　● いかにすれば時間短縮できるか考える → 例：情報共有／マニュアル化
　
　
営業はすぐに「人が足りない」を口にするが、上記事項をすべて遂行してから人員増加に踏み切るべきである。