★ 【検索機能付き営業会議議事録】　　……会議で記録したものをすべて残し、言いっ放しにさせない多機能議事録！　（エクセル）

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2008年03月24日
★ 【検索機能付き営業会議議事録】　　……会議で記録したものをすべて残し、言いっ放しにさせない多機能議事録！　（エクセル）

以前、「★６．営業会議で議事録は残さない！」という記事で、どうせ議事録は読まれないのだから、会議参加者にコミットメントリストを持参してもらい、決まったことを自分の手で書き込んだほうがよいと提言した。
　
しかしそれでも議事録は残したいという要望もある。
　
そこで考え出したのが、「検索機能付きの議事録」である。
　
作るのは非常に簡単だ。従来の発想を膨らませるだけである。
　
ワードなどの文章ソフトで作成した議事録に機能を盛り込むことは難しいため、エクセルで作成した。
　
　
　
【前回会議で記録した項目と、まだ完遂していない項目のみに絞り込んだ議事録】

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リスト機能を搭載し、分類項目として：
　
　１．会議日
　２．参加者
　３．重要フラグ
　４．テーマ（方針内容、商品内容など、さまざま）
　５．内容
　６．期日
　７．進捗状況（未着手、途中、完了）
　８．詳細
　
を揃えた。
　
営業会議中に議論した内容を、参加者ごとに振り分け、期日を書き、会議ごとに進捗をチェックする、というただそれだけのことだが、特殊なのは運営ルールにある。
　
　
　
【コミットしながらも完遂していないものは、議事録から削除されることはない】

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【運営ルール】
　・リスト機能を使い、完了したものは表示させず印刷する
　（逆に、完了しないものはずっと残す）
　・会議実施日、氏名、テーマ……ごとに絞り込み、動的に進捗を管理する
　
【期待される効果】

　● 会議のやりっぱなしを防ぐ
　● いつまでに誰が何をすべきか、過去どうだったのかが蓄積されていく
　● 議事録が有効に活用されはじめるため、参加者の意識が変わる。
　　（営業会議さえ乗り切れば、あとは何とかなる……とは思わせない）
　
　
会議形式でモニタリングすることは非常に重要だ。しかし会議を線で結ぶツールを何に求めるのか、ここを疎かにしては何もならない。シンプルでかまわない。前回の会議、次回の会議で何が実施され、何がやり残しているのかを「見える化」することが大切である。
　
　
　
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