アタックス 営業ソリューション室 ブログ　アタックスグループ組織営業力アップ blog

2007年03月16日
★ ６．営業会議で議事録は残さない！

営業会議に限らず、会議の議事録にしっかりと目を通し、会議後の行動指針とする人は稀だ。
　
逆に、本当に仕事ができる人は自分の手帳にやるべきことを記録し、常に見返すことによって会議で決定した内容から逸脱した行動を慎もうと心掛けるはずである。
　
　

　
　
しかしながら、会議で決定した内容をきちんと相手に理解させ、行動を最適化するのは案外難しい。
　　
　
　「いいな、わかったな！」
　
　
と、営業部長が一喝しても、次回の会議でまた同じような抜け・漏れが発見され、また部長から一喝されてしまう例は枚挙に暇がない。
　
　　
議事録は確かにあったほうがよいが、それを作成する労力とマネジメントの有効性とのバランスが悪い。つまり、苦労して記録をとった割には正確に機能しない、ということだ。
　
では、どのようにすればよいか。
　
　
　
解決策としては、昔からある「コミットメントリスト」を個人個人が手に持って会議に持参すればよい。
　
しかしコミットメントリストをデータファイルで管理したり、机の中にしまっておいても見返すことがないので、写真のようなサインホルダーにクリップで取り付け、それぞれ営業のデスク上に置いておくことをお勧めする。
　
会議で決まったこと……「誰が、いつまでに、何をするのか」を会議終了前、その場で書き込む。

そしてそのコミットメントリストを机の上に置く。それだけである。どんなに面倒臭がり屋の営業でも、それぐらいはできるであろう。
　
もちろん机の上はコミットメントリストがしっかり見えるように整理整頓しておく。
　
この習慣が身につけば、さらにこのシステムを強力にする方法がある。
　
　
それは、朝礼と組み合わせるのである。
　
　
朝礼の当番はいつもより１０分程度早く出社し、全員のデスク上にあるコミットメントリストをチェックして回る。コミットしたことが遅れることはよくあること。そこは責めない。
　
ただし、コミットメントリストに記入した〆切の延期を怠っていればチェックし、朝礼がはじまると同時にその人の名前を読み上げる。
　
これで確実に「漏れ・抜け」はなくなっていくし、会議で決まったことに責任をもって取り組むようになる。

　
このコミットメントリストは、シンプルだがいろいろと応用することで組織が活性化する極めて強力なツールとなる。たまにセミナーでそのノウハウを紹介するので、興味をもたれた方は無料セミナー等に来ていただきたい。
　
　
　
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